De personeelsadministratie heeft de afgelopen jaren een enorme evolutie doorgemaakt. Waar een afdelingshoofd vroeger op een fiche de aanwezigheden noteerde, op een groot bord de werkplanning uittekende, en de prestatiestaat met de gewerkte uren naar het loonsecretariaat bracht, verloopt dat alles nu bijna automatisch.

Tegenwoordig werken vele bedrijven met gesofisticeerde badges om toegang tot de werkplaats te verschaffen en de werktijden te registreren. Andere procedures, zoals verlofaanvragen of loonadministratie, gebeuren doorgaans online. Een hele vooruitgang, maar nog niet op het niveau van de nabije toekomst.

Avondvergadering

Het familiebedrijf GPS uit Genk, al 30 jaar actief in technologie en software voor personeelsadministratie, gaat nu nog een stap verder. Als eerste in de sector is er een app gemaakt waarmee werknemers alle vereiste procedures eenvoudig kunnen uitvoeren en opvolgen. “De belangrijkste innovatie is dat de smartphone de prikklok gaat vervangen”, zegt CEO Roger Lambie.

“In plaats van je aan te melden op het werk, zal je aanwezigheid automatisch geregistreerd worden. Dat is bijvoorbeeld erg handig voor mensen die thuis, in buitendienst of bij klanten werken, zoals vertegenwoordigers, onderhoudstechnici, ICT-consultants of poetsvrouwen. Met enkele tikken op hun telefoon melden ze zich ergens aan, en via geolocatie wordt hun aanwezigheid, en dus ook de aanvang van de werktijd, bevestigd. Op die manier worden de werktijden exact geregistreerd en krijgt de klant een factuur voor de daadwerkelijke gepresteerde uren. Stel dat een vergadering in de avonduren bij de werktijd moet geteld worden, kan dat met de app eenvoudig vastgesteld en toegevoegd worden. Hetzelfde voor een pauze die door omstandigheden uitloopt, en in mindering van de prestaties kan worden gebracht.”

Privacy

De persoonlijke registratie heeft als bijkomend voordeel dat fraude, vergissingen of technische storingen met de badge, verleden tijd zijn. “De badge zal niet meer worden doorgegeven en er kan moeilijk twijfel bestaan over de identiteit van de gebruiker”, aldus nog Roger Lambie.

“Biometrische gegevens laten geen ruimte voor twijfel. Zo weet je bijvoorbeeld in geval van brand exact wie zich binnen bevindt, en zelfs waar hij zich ophoudt. Dat is veel duidelijker dan het aantal geregistreerde badges.” GPS maakt zich sterk dat de privacy van de werknemers goed wordt bewaakt. “Het is niet omdat we gebruik kunnen maken van geolocatie, dat de werknemers permanent traceerbaar zijn. Evenmin kunnen mensen in hun vrije tijd door de werkgever kunnen gevolgd worden.”

De app, die al een half jaar intensief wordt getest door 6.000 gebruikers, heeft nog veel meer functionaliteiten om het zowel werknemer als werkgever veel gemakkelijker te maken. “Zo kan je op je telefoon heel eenvoudig een verlofaanvraag naar je overste sturen, de werkplanning bekijken of je totaal van gewerkte uren opvragen”, vertelt Sanne Lambie. “In feite zit de hele hr-administratie in dit systeem verwerkt.”

>

>

>