BEWIJSSTUKKEN

De wet bepaalt dat de stadsontvanger elk jaar niet alleen zijn balans van inkomsten
en uitgaven te boek stelt, maar ook dat hij dit alles kan staven met rekeningen en facturen.
Om eventuele controles mogelijk te maken, moeten die documenten ook bewaard worden.

Aanvankelijk was dit een doodeenvoudig werkje:
in het begin van de 19de eeuw had de ontvanger nog niet de helft nodig van
wat zijn 18de-eeuwse voorgangers aan hun auditeurs voorlegden.
Merkwaardig, gezien het fel gestegen aantal inwoners … Maar de tijden veranderen.
Konden van deze "bewijsstukken" eerst drie jaar in één doos,
in de Hollandse periode werd één doos per jaar de standaard,
en dat bleef zo gedurende bijna een eeuw...

Het keerpunt kwam met de Eerste Wereldoorlog.
Door de vele paperassen en de extra personeelsleden bleken opeens
vier à vijf dozen per jaar onvermijdelijk.
Na de oorlog zakte dit aantal weer tot twee per jaar, maar in 1940 begon de papierslag opnieuw,
met vijf à zeven dozen per jaar.
Eind jaren vijftig werd acht à tien dozen gebruikelijk, in 1970 werden de vijftien bereikt.
Het jaar 1976 doorbrak de muur van de twintig, meteen met vierentwintig stuks.
De dertig werd gehaald in 1981, de veertig in 1992, en 1999 stoomde meteen door naar 61 !
Resultaat: de collectie bewijsstukken is vèruit de omvangrijkste van heel het Stadsarchief,
en beslaat bijna 250 strekkende meter plankruimte.

Vanzelfsprekend wordt geregeld de vraag geopperd of het wel zin heeft dit allemaal te bewaren.
Het Eeklose Stadsarchief kan dit nog wel zonder problemen aan, maar grotere steden zoals Gent,
waar er elk jaar dertig meter en meer bijkomen, zien de opslagruimte heel snel slinken … .

Om daaraan tegemoet te komen, bepaalde de wetgever dat het voor de periode
vanaf 1950 volstaat één jaar op de zes te bewaren.
Bijvoorbeeld: 1950, 1956, 1962, 1968 … - de laatste tien jaar moeten
natuurlijk wel controleerbaar blijven. Een flinke opruiming, met andere woorden.

Het Eeklose archief heeft besloten dit alsnog niet te doen.
Op het eerste gezicht zijn er nochtans weinig argumenten tegen deze maatregel.
Bevatten de oude bewijsstukken nog veel waardevolle stukken in verband
met lokale bedrijven (briefhoofden, adressen, leidinggevende personen …)
vanaf de jaren zestig zien we die documenten versoberen tot zelfs
eenvoudige witte A-4'tjes met alleen maar een getypte tekst – om
van het troosteloze kettingpapier maar te zwijgen.

.

En deze beslissing is lonend gebleken.
Zo kon een student communicatiewetenschappen geholpen worden met veertiendaagse
afrekeningen van de vermakelijkheidsbelasting op de in Eeklo vertoonde films,
zodat zelfs het succes van vele titels precies te volgen was!
(Freddy Pille)