BURGERLIJKE STAND

Het is een bekend gegeven dat tachtig à negentig procent van alle archiefbezoekers
over de drempel komt om zijn stamboom aan te vullen.
Doelwit zijn dan de registers waarin eeuwen lang de geboorten (aanvankelijk dopen),
huwelijken en overlijdens werden genoteerd.

In het Eeklose stadsarchief zitten deze gegevens voor de periode 1609-1910,
verspreid over zo'n 380 banden van verschillende formaten en omvang.
Pas vanaf 1796 vervaardigde de stedelijke administratie daar klappers op,
maar zelfs met tienjaarlijkse syntheses blijft het een pak zoekwerk.

In de jaren negentig van de vorige eeuw pakte hulparchivaris John Meirezonne de gigantische taak aan,
de vele duizenden bladzijden te digitaliseren.
Hij maakte daarbij gebruik van hét nieuwtje in die tijd, het Excel-programma:
dat creëerde kolommen in een oogwenk, en het aantal was praktisch onbeperkt.
Kort na de eeuwwisseling, na bijna tien jaar werk, beschikte Eeklo over een bijna
volledig digitaal BS-overzicht, een unicum in het Meetjesland …

Na enkele jaren intensief gebruik bleek de Excel-luxe echter niet zo'n luxe als men gehoopt had.
In de euforie van de kolommen-weelde waren de gegevens zoveel mogelijk opgesplitst:
de datum in drie kolommen (dag-maand-jaar), en in sommige gevallen ook voor- en familienaam apart. Sommige klappers telden liefst achttien (!) kolommen,
zodat ze alleen op A3-formaat te raadplegen waren.
En dat terwijl de zoekfunctie slechts op één kolom werkt.

Veel tijdverlies was het gevolg. Zocht je iemand in zo'n lijst, dan zat er niets anders op dat
alle personen met zijn/haar familienaam op te roepen,
tot degene met de juiste voornaam op het scherm verscheen.
De ideale uitweg was, de kolommen zoveel mogelijk samen te voegen,
maar Excel is daar eigenlijk niet op berekend.
En die Eeklose tabellen zijn meestal ontmoedigend lang, tussen 5.000 en 35.000 regels …

Het duurde tot augustus 2011 eer een computerspecialist de gouden tip bezorgde:
een hanteerbare, relatief snelle methode om alles om te zetten naar eenvoudige Word-tabellen,
die praktisch alle mogelijkheden bieden die een genealoog op het oog heeft.
Het hele project vorderde buiten alle verwachtingen:
in minder dan twee maanden was de hele negentiende eeuw in een nieuw kleedje gestoken (13 banden),
en de acht banden van de 17^de en de18de eeuw waren half december al klaar.

Ter wille van de argwanende oudere genealoog worden ook papierversies klaargestoomd,
die er werkelijk gestroomlijnd uitzien.
Zo werden de 27 bandjes 19de-eeuwe geboorten nu overzichtelijk gebundeld in
vijf delen van elk zo'n 180 bladzijden, keurig alfabetisch gerangschikt.
Met enkele aanslagen zijn de computersversies snel om
te bouwen naar alle denkbare rangschikkingen.

Als straks de recent vrijgegeven jaren 1900-1910 afgewerkt zijn,
beschikt het Eeklose stadsarchief over een ultrasnel en flexibel opsporingsapparaat.
De genealogen kunnen als het ware op een snelweg het verleden in...

(Freddy Pille)

BEWIJSSTUKKEN

De wet bepaalt dat de stadsontvanger elk jaar niet alleen zijn balans van inkomsten
en uitgaven te boek stelt, maar ook dat hij dit alles kan staven met rekeningen en facturen.
Om eventuele controles mogelijk te maken, moeten die documenten ook bewaard worden.

Aanvankelijk was dit een doodeenvoudig werkje:
in het begin van de 19de eeuw had de ontvanger nog niet de helft nodig van
wat zijn 18de-eeuwse voorgangers aan hun auditeurs voorlegden.
Merkwaardig, gezien het fel gestegen aantal inwoners … Maar de tijden veranderen.
Konden van deze "bewijsstukken" eerst drie jaar in één doos,
in de Hollandse periode werd één doos per jaar de standaard,
en dat bleef zo gedurende bijna een eeuw...

Het keerpunt kwam met de Eerste Wereldoorlog.
Door de vele paperassen en de extra personeelsleden bleken opeens
vier à vijf dozen per jaar onvermijdelijk.
Na de oorlog zakte dit aantal weer tot twee per jaar, maar in 1940 begon de papierslag opnieuw,
met vijf à zeven dozen per jaar.
Eind jaren vijftig werd acht à tien dozen gebruikelijk, in 1970 werden de vijftien bereikt.
Het jaar 1976 doorbrak de muur van de twintig, meteen met vierentwintig stuks.
De dertig werd gehaald in 1981, de veertig in 1992, en 1999 stoomde meteen door naar 61 !
Resultaat: de collectie bewijsstukken is vèruit de omvangrijkste van heel het Stadsarchief,
en beslaat bijna 250 strekkende meter plankruimte.

Vanzelfsprekend wordt geregeld de vraag geopperd of het wel zin heeft dit allemaal te bewaren.
Het Eeklose Stadsarchief kan dit nog wel zonder problemen aan, maar grotere steden zoals Gent,
waar er elk jaar dertig meter en meer bijkomen, zien de opslagruimte heel snel slinken … .

Om daaraan tegemoet te komen, bepaalde de wetgever dat het voor de periode
vanaf 1950 volstaat één jaar op de zes te bewaren.
Bijvoorbeeld: 1950, 1956, 1962, 1968 … - de laatste tien jaar moeten
natuurlijk wel controleerbaar blijven. Een flinke opruiming, met andere woorden.

Het Eeklose archief heeft besloten dit alsnog niet te doen.
Op het eerste gezicht zijn er nochtans weinig argumenten tegen deze maatregel.
Bevatten de oude bewijsstukken nog veel waardevolle stukken in verband
met lokale bedrijven (briefhoofden, adressen, leidinggevende personen …)
vanaf de jaren zestig zien we die documenten versoberen tot zelfs
eenvoudige witte A-4'tjes met alleen maar een getypte tekst – om
van het troosteloze kettingpapier maar te zwijgen.

.

En deze beslissing is lonend gebleken.
Zo kon een student communicatiewetenschappen geholpen worden met veertiendaagse
afrekeningen van de vermakelijkheidsbelasting op de in Eeklo vertoonde films,
zodat zelfs het succes van vele titels precies te volgen was!
(Freddy Pille)