WEGGOOIEN ?

Acht jaar na de verhuizing naar het Stadskantoor weten ongeveer alle stadsdiensten nu wel
dat niet meer gebruikte documenten best naar het archief overgebracht worden.
Het was een niet zo eenvoudige mentaliteitsverandering, want vele tientallen jaren mocht dat niet,
omdat er op het stadhuis domweg geen plaats meer was.

Een positieve ontwikkeling, die wel als keerzijde heeft dat de collecties snel uitdijen.
Onvermijdelijk wordt dan steeds vaker de vraag gesteld of dat allemaal wel bewaard moet worden.
Op het eerste gezicht lijkt er veel weg te mogen, maar zo'n beslissing is niet zo eenvoudig als zij lijkt.
Het wetenschappelijk onderzoek is voortdurend op zoek naar nieuwe invalshoeken en werkterreinen, met soms verrassende vragen.
Eén ervan kwam bijvoorbeeld van een student die de theepotjes in de openbare verkopingen kwam tellen ...

Het Algemeen Rijksarchief heeft wel een aantal criteria en praktische onderrichtingen vastgelegd.
Zo mag er flink gehakt worden in de "bewijsstukken bij de rekeningen" (facturen, kwitanties e.d.),
die zelfs in een stadje als Eeklo per jaar acht à tien strekkende meter planken zijn gaan innemen – in grote steden algauw het tienvoud en meer ...
Theoretisch hoeft van de naoorlogse collectie slechts één jaar op de zes bewaard worden:
1950, 1956, 1962 ... (behalve natuurlijk voor de laatste dertig jaar).

Eeklo heeft dat niet gedaan, tot grote vreugde van de student die enkele jaren geleden aan een scriptie over de lokale bioscopen werkte,
en in die bewijsstukken de volledige reeksen veertiendaagse afrekeningen van de vermakelijkheidsbelasting terugvond,
compleet met het aantal verkochte bioscoopkaartjes van elke prijscategorie ...

Niettemin verdwijnt er wel degelijk heel wat in de papiermolen.
In de eerste plaats de vele dubbels die over verschillende diensten zijn verspreid.
Verder de talloze brochures en uittreksels die ter oriëntering in andere gemeenten werden opgevraagd,
bijvoorbeeld in het vooruitzicht van een aankoop.

Bij de grote schoonmaak na de verhuizing verdwenen eindelijk hele stapels prijsoffertes voor mechanische schrijfmachines uit de jaren tachtig .
En prikkaarten van al lang overleden personeelsleden zijn eveneens niet meer zo interessant.

Dit neemt niet weg dat de beschikbare ruimte hoe dan ook dichtslibt.
Een geruststelling voor onze huidige bewindsploeg:
het Stadsarchief voorzien voor het eerstvolgende decennium geen noemenswaardige ruimteproblemen…

(Freddy Pille)