Archiefhoekje (46)

RUIMTE

In de archiefwereld wordt als vuistregel gehanteerd dat op een nieuw adres
voldoende ruimte moet zijn voor vijftien à twintig jaar aanwinsten.

Toen het Eeklose Stadsarchief eind 2006 de stadhuiszolder verliet, was het ca. 850 meter groot.
Met wat passen en schuiven kwamen in het Stadskantoor zo'n 1350 meter ter beschikking.
Ruim voldoende, zou men zeggen, maar ...

1. Allereerst hadden de stadsdiensten al een paar decennia lang niets
mogen overmaken omdat de zolder al overvol zat, tot in de gebinten toe.
Vooral bij Financiën was de situatie dramatisch, met dozen opgestapeld in de gangen en zelfs gedeeltelijk in de schuilkelder onder de Markt.
Bij de meeste diensten was er zelfs niemand meer die van de mogelijkheid tot overmaken afwist.

2. Verder waren er in de welvaartsjaren een aantal bijgekomen (jeugd, sport, cultuurbeleid, ...) ,
die na verloop van tijd ook geen weg meer wisten met hun paperassen.

3. Voor nog meer uitbreiding zorgde de ambitie van de stadsarchivarissen om het archief
uit te bouwen tot een veelzijdig documentatiecentrum,
waarbij verenigingen, bedrijven en privéverzamelaars de kans werd geboden
hun documenten voor de latere generaties ter beschikking te houden.

4. De vele vrijwilligers ten slotte zorgden zelf ook voor uitbreiding, door de vele tientallen tekstedities,
klappers, indexen en cd's die zij produceerden.

Het resultaat van dit alles is dat de collecties acht jaar na de verhuizing de 1200 meter al gepasseerd zijn.
Dit betekent niet dat de stad zich onmiddellijk zorgen moet maken over uitbreidingskosten.
Omdat het probleem zich in alle grote archieven aftekent, hebben de nationale
verantwoordelijken beslist dat sommige fondsen uitgedund mogen worden.
Een van de belastendste bijvoorbeeld is dat van de bewijsstukken bij de rekeningen,
in grote steden goed voor een paar honderd meter per jaar.
Behalve voor de laatste dertig jaar is het voor de naoorlogse periode voldoende één jaar op de zes (bijv. 1950, 1956, 1962 ...) te bewaren.

Een andere - nog niet officieel toegestane – ruimtebesparing zou de liquidatie van de parallelle rekeningen kunnen zijn:
in de jaren '70 en '80 moest het secretariaat een dubbel van de boekhouding van financiën bijhouden.
Het opheffen daarvan zou voor Eeklo zo'n twintig meter ruimtewinst opleveren.

Intussen trekken alle stadsdiensten ook volop de kaart van de digitalisering, waardoor de papierberg aanzienlijk minder snel aangroeit.
Uitbreiding zal dus de eerstkomende decennia wel niet aan de orde zijn.

(Freddy Pille)

.