Archiefhoekje (53)

RUIMTE

In de archiefwereld wordt als vuistregel gehanteerd dat op een nieuw adres voldoende ruimte
moet zijn voor vijftien à twintig jaar aanwinsten.

Toen het Eeklose Stadsarchief eind 2006 de stadhuiszolder verliet, was het ca. 850 meter groot.
Met wat passen en schuiven kwamen in het Stadskantoor zo'n 1350 meter ter beschikking.
Ruim voldoende, zou men zeggen, maar ...

 1. Allereerst hadden de stadsdiensten al een paar decennia lang niets mogen overmaken omdat de zolder al overvol zat,
tot in de gebinten en kruipruimen toe. Vooral bij Financiën was de situatie dramatisch, met dozen opgestapeld in de gangen
en zelfs gedeeltelijk in de schuilkelder onder de Markt. Bij de meeste diensten was er zelfs niemand meer die van de
mogelijkheid tot overmaken afwist.

2. In de welvaartsjaren zijn er een aantal diensten bijgekomen (jeugd, sport, cultuurbeleid, ...) ,
die na verloop van tijd ook geen weg meer wisten met hun paperassen.

3. Voor nog meer uitbreiding zorgde de ambitie van de opeenvolgende stadsarchivarissen om het archief uit te bouwen tot
een veelzijdig documentatiecentrum, waarbij verenigingen, bedrijven en privéverzamelaars de kans wordt geboden hun
documenten voor de latere generaties ter beschikking te houden.
Momenteel worden al een dertigtal dergelijke collecties bewaard.

4. De twaalf vrijwilligers van het Archiefteam zorgden zelf ook voor uitbreiding, door de vele tekstedities, klappers,
indexen en cd's die zij produceerden. De ‘Eeklose Bibliotheek’ alleen al beslaat nu anderhalve meter, de rij cd’s twee meter.

5. De bekendheid die het Stadsarchief stilaan krijgt, zet heel wat mensen ertoe aan,
even langs te komen om foto’s en documenten te laten inscannen.

Het resultaat van dit alles is dat de collecties acht jaar na de verhuizing de 1200 meter al ver gepasseerd zijn. Dit betekent
niet dat de stad zich onmiddellijk zorgen moet maken  over uitbreidingskosten. Omdat het probleem zich in alle grote archieven
aftekent, hebben de nationale verantwoordelijken beslist dat sommige fondsen uitgedund mogen worden. Een van de meest
belastende fondsen bijvoorbeeld is dat van de bewijsstukken bij de rekeningen, in grote steden goed voor een paar honderd
meter per jaar. Behalve voor de laatste vijftien jaar is het voor de naoorlogse periode voldoende één jaar op de zes
(bijv. 1950, 1956, 1962 ...) te bewaren.

Een andere ruimtebesparing zou de liquidatie van de parallelle rekeningen kunnen zijn: in de jaren '70 en '80 moest het
secretariaat een dubbel van de boekhouding van financiën bijhouden.
Het opheffen daarvan zou voor Eeklo ruim twintig meter ruimtewinst opleveren.

Freddy Pille