Archiefhoekje (55)

SLIJTAGE

Het is een wet waar niet aan te ontkomen valt: wat veel gebruikt wordt slijt.

 In een archief is het probleem dat veel bewaarde stukken uniek zijn. Die worden gelukkig niet permanent gehanteerd,
maar in de loop van de decennia stapelen vlekjes, vouwen en scheurtjes zich wel op.

 Doordat in de meeste archieven negentig procent van de bezoekers genealogisch geïnteresseerd is, hebben vooral
de personenregisters te lijden: het GHO-trio (geboorten, huwelijken & overlijdens), maar ook de tienjaarlijkse
tellingen en vooral de klappers daarop.

 Vóór de ontwikkeling van de digitaliseringstechnieken pakte het Eeklose Stadsarchief dit aan op twee manieren.
In eerste instantie werden alle gegevens uit deze bronnen gebundeld in tabellen en registers. Een flinke stap vooruit,
omdat veel genealogen alleen uit zijn op namen en data. Voor de minderheid die ook een foto van het origineel wil, maakte
het archiefteam al in de jaren negentig hoogwaardige fotokopieën, die in stevige boekbanden ter beschikking werden gesteld.
De waardevolle banden uit het Ancien Regime komen dus nog nauwelijks uit de kast.

 Maar voor de recentere periode speelt de omvang van de collecties parten. De GHO-reeks van Burgerzaken (1796-1910)
is meer dan elf meter breed, en bevat ruw geschat zo'n tachtigduizend akten. Met de oude technieken goed voor evenveel
vellen papier, een paar duizend uur werk én een reeks kopieertoestellen.
Onbegonnen werk, waar dan ook niet aan begonnen werd ...

 Met de komst van scanners op groot formaat veranderde de rekening: die gaan lang mee, kopiëren twee pagina's tegelijk
en verbruiken geen papier. Maar de stad of gemeente die zo'n digitaliseringsopdracht aan een professionele firma toevertrouwt,
is nog een smak geld aan werkuren kwijt. Vrijwilligers doen dan dan weer gratis. Met hun hulp hebben een paar
Meetjeslandse gemeenten de niet te onderschatten taak al aangevat.
Eeklo is gevolgd, maar met de handicap van het hierboven geciteerde grote aantal akten.

 Over de verwerking wordt nog nagedacht. Koppeling aan de digitale gegevensindex is praktisch en handig, maar leidt
voor Eeklo tot onhandelbare mastodontbestan den. Een tweede mogelijkheid is de bundeling per tien, vijftien of twintig
jaar op dvd's. Omdat de pc die fotoscans automatisch alfabetisch rangschikt,
is terugvinden een kwestie van slechts enkele seconden.

Voor de uiterst kwetsbare 19de-eeuwse registers is het project alvast een goede zaak: de meer dan 300 ruggen
op groot formaat slijten snel, en herstellingen van minder dan 75 euro zijn een uitzondering geworden.