PRIVACY AFLEVERING 1001

Er werd in deze rubriek al vroeger gesignaleerd dat de Vlaamse overheid de Nederlandse privacy-normen
heeft overgenomen: 100 jaar voor geboorten, 75 voor huwelijken, 50 voor overlijdens. Een bijkomende
bepaling waar niet veel aandacht aan werd besteed: recentere stukken kunnen alleen ingezien worden
van familieleden in rechte lijn.

Precies deze beperking zorgt voor heel wat ongenoegen. Niet alleen maakt zij het fervente stamboomzoekers
onmogelijk grootooms en -tantes op te sporen, zij sluit ook opzoekingen voor anderen uit – een niet te
verwaarlozen detail als men weet hoeveel fysiek gehandicapten aan hun stamboom werken en
zelf de verplaatsingen niet kunnen maken.

Een andere categorie getroffenen zijn de doorgewinterde zoekers die – al of niet tegen betaling – hele
stambomen samenstellen: nu de toelating van de rechtbank van eerste aanleg vervangen is door de
verwantschapseis, wordt hun werkterrein aanzienlijk ingeperkt.

Dat het koninklijk besluit en de praktische voorschriften van de nieuwe regeling nog altijd op zich laten
wachten, opent de weg voor gezeur en discussies. En wat verwacht kon worden: de eerste klachten
tegen strikt optredende diensten Burgerzaken worden al ingediend … 

Afgezien van de geringe kansen op succes, getuigt zo’n rechtszaak niet van intelligentie. De wet verplicht
de ambtenaren namelijk alleen de documenten toegankelijk te maken. Nergens staat dat zij behulpzaam
moeten zijn bij het interpreteren en fouten moeten rechtzetten. Meer nog,
zij zijn evenmin verplicht kopieën op te sturen.

Zelfs wie onverhoopt voor de rechtbank zijn gelijk zou halen, zou dus door verongelijkte ambtenaren
genoodzaakt kunnen worden, zijn documenten overal ter plaatse te gaan inzien. Heel wat nuttige
informatie zit ook verstopt in andere registers dan de drie klassieke reeksen. Doorgaans weet alleen
het lokale personeel van hun bestaan af, en of zij die dan op tafel zullen leggen …

(Freddy Pille)

MODERNISEREN

Klein berichtje in de krant: akten van Burgerzaken worden binnenkort niet meer op papier gezet, maar zullen
alleen digitaal worden opgemaakt en bewaard, alleen voorzien van de digitale handtekening van een ambenaar.
Een vooruitgang allicht, en vooral een besparing: minder werk, minder opslagproblemen.

De mensen uit de papieren wereld van de archieven bekijken dit met gemengde gevoelens. Natuurlijk wordt er in ons
Stadsarchief intensief gedigitaliseerd, maar met dit verschil dat de originele documenten even zorgzaam bewaard blijven.
Terecht natuurlijk, want hoe lang blijft een digitale versie leesbaar? Onze Eeklose Bibliotheek startte in 1995 met de
eerste bandjes van de stadsrekeningen uit de Tachtigjarige Oorlog. Minder dan 25 jaar geleden dus, maar zonder een
uitgebreide en tijdrovende conversie tien jaar geleden waren de digitale 3600 pagina's al lang niet meer te lezen
geweest: niet meer converteerbaar voor de nieuwste tekstverwerkingsprogramma's ...

Doordat in de voorbije jaren wellicht miljarden essentiële pagina's zijn ingetikt, zullen ingrijpende vernieuwingen wel
niet meer zo snel ingevoerd worden, maar een standaard die een halve eeuw of langer meegaat is wel een utopie.

Tweede grote bezwaar is de beveiliging. Terwijl er in de archiefwereld naar gestreefd wordt de  documenten in zoveel
mogelijk aparte ruimtes onder te brengen, en dus het risico op calamiteiten te spreiden, hebben de informatici de
administratie zover gekregen dat alles gecentraliseerd wordt in een cloud. Alweer goedkoper, maar wat als een
hacker erin slaagt in zo'n cloud zijn kunstjes te vertonen ?

En ten slotte: in een digitaal document een niet traceerbare wijziging aanbrengen is voor een specialist een fluitje
van een cent. Om dit te bemoeilijken zullen ongetwijfeld weer codes ingevoerd worden. Hoe groot zullen de
toekomstige hersens moeten worden om die allemaal uit elkaar te houden?

(Freddy Pille)

TIENDUIZENDEN FOTO'S

Enkele maanden geleden kreeg het Eeklose Stadsarchief een niet-alledaags cadeau: een set dvd's met in
totaal ruim 27.000 foto's van Eeklo uit de voorbije twintig jaar. Samen met de bestaande collectie
beschikken wij nu over meer dan zestigduizend stuks!

Het spreekt vanzelf dat zo'n uitgebreide verzameling niet zomaar in een kast gezet kan worden.
Inventariseren met andere woorden, en daarna in de mate van het mogelijke samenvoegen op
thematische cd's. Geen eenvoudige opgave:  de gekozen thema's moeten elkaar zo weinig
mogelijk overlappen, en natuurlijk duiken ook altijd weer opnamen op als een cd net afgewerkt is.

Het klinkt misschien paradoxaal, maar ons archief krijgt liever digitale scans dan originele foto's.
Deze laatste vragen namelijk extra veel zorg en tijd: er moeten zuurvrije mappen in verschillende formaten
aangeschaft worden, de bewaar-omstandigheden zijn strikt en veeleisend. Ook organisatorisch vragen zij
heel wat werk: wat omvangrijkere schenkingen worden liefst bij elkaar gehouden, zodat op de duur een
aparte thematische klapper noodzakelijk wordt.

Oude foto's vragen vanzelf al meer zorg. Vooroorlogse vertonen vaak een hinderlijke metaalglans, die zich
mettertijd uitbreidt en waartegen geen remedie is. Beelden uit de jaren '60 en '70 zijn dikwijls aan het
verkleuren en vragen dan Photoshop-bewerking. 

De meeste foto's komen gelukkig digitaal binnen, of worden door onze medewerkers ingescand en onmiddellijk
terugbezorgd aan de eigenaar. Voor de kleinere formaten gebeurt dit met een extra hoge resolutie
(600 of 1200 dpi), zodat ze in behoorlijke kwaliteit groot afgedrukt kunnen worden.

Het Stadsarchief heeft ook de nodige apparatuur om dia's te digitaliseren, zelfs de prehistorische halfkleinbeeldjes
(18 x 24 mm). De ideale oplossing, want dia's gaan mettertijd onvermijdelijk verbleken of verkleuren.
Degene die aan het archief gesshonken zijn worden uiteraard bewaard, maar altijd samen met een digitale kopie.

Onze stilaan reusachtige collectie wordt wel bedreigd door de voordurende technische evolutie. In heel wat winkels
zijn al geen cd's meer verkrijgbaar, de aanbevolen USB-sticks blijken bij veelvuldig gebruik te slijten, en externe
harde schijven kunnen nog altijd crashen. Eén troost:
voor de grote nationale archieven is het probleem veel nijpender  dan voor ons..

(Freddy Pille)