BURGERLIJKE STAND

Het is een bekend gegeven dat tachtig à negentig procent van alle archiefbezoekers
over de drempel komt om zijn stamboom aan te vullen.
Doelwit zijn dan de registers waarin eeuwen lang de geboorten (aanvankelijk dopen),
huwelijken en overlijdens werden genoteerd.

In het Eeklose stadsarchief zitten deze gegevens voor de periode 1609-1910,
verspreid over zo'n 380 banden van verschillende formaten en omvang.
Pas vanaf 1796 vervaardigde de stedelijke administratie daar klappers op,
maar zelfs met tienjaarlijkse syntheses blijft het een pak zoekwerk.

In de jaren negentig van de vorige eeuw pakte hulparchivaris John Meirezonne de gigantische taak aan,
de vele duizenden bladzijden te digitaliseren.
Hij maakte daarbij gebruik van hét nieuwtje in die tijd, het Excel-programma:
dat creëerde kolommen in een oogwenk, en het aantal was praktisch onbeperkt.
Kort na de eeuwwisseling, na bijna tien jaar werk, beschikte Eeklo over een bijna
volledig digitaal BS-overzicht, een unicum in het Meetjesland …

Na enkele jaren intensief gebruik bleek de Excel-luxe echter niet zo'n luxe als men gehoopt had.
In de euforie van de kolommen-weelde waren de gegevens zoveel mogelijk opgesplitst:
de datum in drie kolommen (dag-maand-jaar), en in sommige gevallen ook voor- en familienaam apart. Sommige klappers telden liefst achttien (!) kolommen,
zodat ze alleen op A3-formaat te raadplegen waren.
En dat terwijl de zoekfunctie slechts op één kolom werkt.

Veel tijdverlies was het gevolg. Zocht je iemand in zo'n lijst, dan zat er niets anders op dat
alle personen met zijn/haar familienaam op te roepen,
tot degene met de juiste voornaam op het scherm verscheen.
De ideale uitweg was, de kolommen zoveel mogelijk samen te voegen,
maar Excel is daar eigenlijk niet op berekend.
En die Eeklose tabellen zijn meestal ontmoedigend lang, tussen 5.000 en 35.000 regels …

Het duurde tot augustus 2011 eer een computerspecialist de gouden tip bezorgde:
een hanteerbare, relatief snelle methode om alles om te zetten naar eenvoudige Word-tabellen,
die praktisch alle mogelijkheden bieden die een genealoog op het oog heeft.
Het hele project vorderde buiten alle verwachtingen:
in minder dan twee maanden was de hele negentiende eeuw in een nieuw kleedje gestoken (13 banden),
en de acht banden van de 17^de en de18de eeuw waren half december al klaar.

Ter wille van de argwanende oudere genealoog worden ook papierversies klaargestoomd,
die er werkelijk gestroomlijnd uitzien.
Zo werden de 27 bandjes 19de-eeuwe geboorten nu overzichtelijk gebundeld in
vijf delen van elk zo'n 180 bladzijden, keurig alfabetisch gerangschikt.
Met enkele aanslagen zijn de computersversies snel om
te bouwen naar alle denkbare rangschikkingen.

Als straks de recent vrijgegeven jaren 1900-1910 afgewerkt zijn,
beschikt het Eeklose stadsarchief over een ultrasnel en flexibel opsporingsapparaat.
De genealogen kunnen als het ware op een snelweg het verleden in...

(Freddy Pille)