Archiefhoekje (56)

DUBBELS

Zowat elk archief wordt tegenwoordig geconfronteerd met het probleem dat de massale papierstroom niet in verhouding staat
tot de beschikbare ruimte. Weggooien kan je maar eenmaal, de collecties groeien dus alleen maar aan, elk depot wordt op
de duur onvermijdelijk te klein. In het licht hiervan is het wellicht verrassend dat ons stadsarchief nogal wat dubbels bijhoudt.
Vrij veel ruimte is besteed aan een tweede collectie van De Eecloonaar, ditmaal niet ingebonden. De reden is tweevoudig.
Enerzijds lijden de vuistdikke banden van de laatste halve eeuw aanzienlijk onder het gebruik, anderzijds stellen zij
de bezoeker die een artikel vlakbij de vouw wil kopiëren voor problemen.
Een opbergdoos met losse exemplaren van één jaargang lost hier veel op.

Voor de stadsrekeningen uit het Ancien Regime is al een flink gedeelte (zo'n 120 jaar) overgetikt en zowel digitaal als op
papier beschikbaar. De 19de-eeuwse kopieën van Eduard Van Damme – Bernier blijven echter op hun plank,
ook al wegens de vele notities van de bezitter in de marge.

De parochieregisters uit dezelfde periode vormen een verhaal apart. In woelige tijden werd dikwijls een afzonderlijk
noodregister aangelegd, dat dan in vredestijd werd aangevuld of overgeschreven in oudere banden. In de reeks zitten dus
grootschalige overlappingen, maar dat is allerminst een luxe: bij het overschrijven werden onvermijdelijk fouten gemaakt,
en het ene handschrift is al iets leesbaarder dan het andere.

Het is daarom jammer dat onze eerste stadsarchivaris, Achiel De Vos, in de jaren zestig een vijftal van deze "dubbels"
heeft overgemaakt aan het Rijksarchief: zij bevatten ongetwijfeld interessante varianten, en in het Gentse depot
staan die vijf banden uit de veertigdelige reeks natuurlijk ongebruikt. Teruggave lijkt vooralsnog uitgesloten.

Ook van de tientallen werkinstrumenten die het archiefteam produceert zitten meestal twee exemplaren in de grote leeszaal:
de indexen op de burgerlijke stand bijvoorbeeld worden zo frequent geconsulteerd, dat dikwijls twee of meer genealogen
op hetzelfde ogenblik dezelfde band willen gebruiken.

Een bruikbaar archief is dus geen rechtlijnige verzameling van unieke documenten. De principes van efficiëntie en
ruimtebesparing moeten met heel wat soepelheid worden toegepast.

Freddy Pille