DE GRENZEN VAN EEN ARCHIEF
 

Toen ons Stadsarchief eind 2006 naar de Industrielaan verhuisde, dienden 800 meter documenten te worden
overgebracht. Twaalf jaar later nemen de collecties al 1300 meter in beslag. Terzelfdertijd heeft de groeiende
bekendheid ertoe geleid dat steeds meer mensen komen aankloppen met documenten, foto's en boeken. 

De foto's worden onmiddellijk ingescand, maar de problemen komen daarna: hoe bewaar je en hoe rangschik
je die duizenden beelden over de meest uiteenlopende onderwerpen op een overzichtelijke manier?

Het SAE heeft gekozen voor thematische cd's met telkens 60 à 100 foto's. Dankzij speciale schijfjes met een extra
lange levensduur (en in verschillende exemplaren) is snel terugvinden voor vele jaren verzekerd. Steeds vaker
echter is het geleverde materiaal te gering in omvang voor een aparte cd. "In afwachting" wordt het dan opgeslagen
op een externe harde schijf (1 of 2 terabyte). Daar staan intussen enkele honderden mapjes op, wat het zoekwerk er
niet eenvoudiger op maakt. Nieuwe cd's samenstellen dus - het zijn er inmiddels al zo'n 350 - maar ook hier speelt
de wet van Murphy, in de vorm van bijkomende nieuwe foto's als de cd net afgewerkt is ...

Voor de bibliotheek van het archief werden in 2006 48 meter planken voorzien, ruim voldoende voor de toenmalige
25 meter boeken. Die zijn er inmiddels 40 geworden, zodat de reserve krap begint te worden. De snelle aangroei is
wel voor een flink stuk het gevolg van de verruimde opzet, nl. een documentatiecentrum voor het hele Meetjesland
worden. Maar het aantal publicaties in dit verband stijgt met de dag, zodat dikwijls met de dood in het hart streng
geselecteerd moet worden. Gent en Brugge bijvoorbeeld zijn best interessant maar niet-Meetjeslands, zodat zelfs
fraaie uitgaven over hun schatten tegenwoordig op een "njet" stuiten. Toch is twee keer nadenken  soms beter.
Dat bijna twee meter nu ingenomen wordt door algemene werken over de wereldoorlogen is niet consequent,
maar die bevatten wel dikwijls details die voor Eeklo's geschiedenis verhelderend kunnen zijn. 

De complete digitalisering, die ons al enkele jaren wordt voorgespiegeld als de definitieve oplossing, lost voor
archieven niets op. De dienstverlening wordt weliswaar sneller en vlotter, maar de originelen moeten
vanzelfsprekend bewaard blijven. Er komt dus alleen maar opslagmateriaal bij ...

(Freddy Pille)