Ecocheques en Maaltijdcheques

Sinds 1 januari kunnen werknemers die ecocheques ontvangen, deze ook gebruiken om biologische voedingsproducten aan te kopen.

We namen contact op met de 2 serviceproviders op de markt nl. Edenred en Sodexo om te kijken welk de mogelijkheden zijn voor wereldwinkels. Beide staan in voor de verwerking van ecocheques en ze verdelen de markt ongeveer 50/50. Dat betekent dat als je in je winkel ecocheques wenst te aanvaarden, je met beide in zee moet gaan (lees: een contract afsluiten).

Naast ecocheques staan beide serviceproviders eveneens in voor de verwerking van maaltijdcheques. Omdat dit ook een interessant betaalmiddel is (je kunt hiermee naast bio voeding ook andere voeding aankopen), deden we meteen ook navraag naar de voorwaarden voor wereldwinkels. Een interessant weetje hierbij is dat er vanaf april wordt gestart met een nieuw systeem waarbij de papieren maaltijdcheques worden vervangen door een digitale kaart. Over een periode van 2 jaar zullen alle werknemers die nu papieren maaltijdcheques ontvangen, overstappen op dit nieuwe systeem. Het lezen van de digitale kaart kan met elke bankterminal behalve met de toestellen die enkel Proton aanvaarden. Heb je nog geen bankterminal, dan bieden beide serviceproviders de mogelijkheid om hiervoor een apart toestel te huren.

Tijdens onze gesprekken met Edenred en Sodexo konden we voor de wereldwinkels betere voorwaarden bedingen. Deze zijn wel beperkt in tijd en vereisen een intekening voor eind maart of eind mei, afhankelijk van het voordeel. In de overzichtstabel, die je hieronder kan downloaden vind je per type product (ecocheques, papieren en digitale maaltijdcheques) en per serviceprodider een overzicht van alle voorwaarden. De kostenstructuur van Edenred is meestal eenvoudiger en voordeliger maar vermits beide spelers de markt 50/50 hebben verdeeld, kun je als winkel niet anders dan met beide in zee te gaan (op voorwaarde natuurlijk dat je ecocheques en/of maaltijdcheques wil aanvaarden). In wat volgt gaan we dieper in op de verschillende producten en voorwaarden.

Ticket EcoCheque / Eco Pass

• Bij beide serviceproviders betaal je geen aansluitingskost en geen lidgeld. Zolang je geen ecocheques in je winkel ontvangt, is dit dus een kosteloos verhaal.
• Ecocheques die je ontvangt, stuur je per aangetekend schrijven terug naar Edenred en Sodexo. Binnen een termijn van 10 tot 15 werkdagen, storten deze de waarde van de ecocheques op je rekening, verminderd met een kostenpercentage van 3%. Initieel bedroeg dit kostenpercentage bij Sodexo 5% maar door onze gesprekken daalde dit percentage naar 3%. Dit zijn dezelfde voorwaarden als voor leden van Bioforum en Unizo.
• Voor werknemers zijn ecocheques 24 maanden geldig (t.o.v. 3 maanden bij maaltijdcheques). Als winkelier mag je de ecocheques tot 3 maanden na de vervaldatum terugzenden naar Edenred en Sodexo.
• Gezien de expliciete link met eco- en bio-voeding lijkt ons het aanvaarden van dit betaalmiddel binnen de wereldwinkels een interessante zaak. De kost van 3% kan voor sommige groepen als een drempel worden aangevoeld maar deze wordt ons inziens gecompenseerd door het aantrekken van een ruimer publiek dat momenteel nog niet naar de wereldwinkel komt.

Ticket Restaurant / Lunch Pass

• Bij Edenred betaal je geen aansluitingskost en geen lidgeld.
• Bij Sodexo moest er initieel € 105 aansluitingskost en € 100 jaarlijks lidgeld worden betaald. Door onze gesprekken bekwamen we dat voor groepen die meteen ook instappen in de digitale maaltijdcheques, de aansluitingskost wegvalt. Het jaarlijkse lidgeld wordt dan weer geregeld op groepsniveau en is dit is dus een kost die door het nationaal secretariaat wordt gedragen (€ 100 voor het geheel van onze winkels i.p.v. € 100 per winkel!).
• Het kostenpercentage dat wordt ingehouden op de waarde van de maaltijdcheques hangt enerzijds af van de serviceprovider en anderzijds van de terugbetalingstermijn die je kiest. Indien je bvb. bij Edenred kiest voor een terugbetaling binnen de 6 werkdagen, dan wordt hiervoor een kostenpercentage van 2% aangerekend. Ben je bereid om langer te wachten op de terugbetaling vb. 15 werkdagen, dan bedraagt het kostenpercentage 0% en wordt er dus niets afgehouden. Op deze manier is het aanvaarden van maaltijdcheques van Edenred kosteloos (op de kosten van de aangetekende zending na). Bij Sodexo daalt het kostenpercentage helaas niet tot 0% en bedraagt dit minimaal 0,35% indien je bereid bent om 30 werkdagen ter wachten op de terugbetaling. In het contract moet je aanduiden welke terugbetalingstermijn je kiest.
• Voor werknemers zijn maaltijdcheques 3 maanden geldig (t.o.v. 24 maanden bij ecocheques). Als winkelier mag je de maaltijdcheques tot 3 maanden na de vervaldatum terugzenden naar Edenred en Sodexo. In principe kun je dus als handelaar als service naar de klant toe ook nog een onlangs vervallen maaltijdcheque aanvaarden. Pas er echter voor op dat je de maaltijdcheques tijdig naar Edenred en Sodexo terugzendt want cheques die bij hen te laat binnenkomen, worden niet terugbetaald.
• Wereldwinkels die maaltijdcheques wensen te aanvaarden, raden we aan om meteen ook in te stappen in het systeem van de digitale maaltijdcheques (zie hieronder) omdat hierdoor de aansluitingskost bij Sodexo komt te vervallen. Wat de terugbetalingstermijn betreft, raden we aan om te kiezen voor de langst mogelijke termijn (15 werkdagen bij Edenred en 30 werkdagen bij Sodexo) om zo het kostenpercentage tot een minimum te herleiden.

Ticket Restaurant-kaart / Sodexo Card: de digitale weg.

• Momenteel lanceren beide serviceproviders deze nieuwe service. Langs de kant van de winkelier zijn de voordelen velerlei: onmogelijk om vervallen maaltijdcheques te ontvangen, terugbetaling binnen de 2 werkdagen, geen mogelijkheid tot fouten bij betaling of telling, meer veiligheid doordat de waarden niet in de winkel liggen, lagere kosten doordat er niets meer per aangetekend schrijven moet verzonden worden.
• Bij Edenred betaal je geen aansluitingskost en geen lidgeld.
• Bij Sodexo betaal je een eenmalige aansluitingskost van € 100. Deze valt weg indien je vóór 31 mei 2011 een contract afsluit. Deze deadline stond initieel op 31 maart.
• Bij Sodexo betaal je een maandelijks lidgeld van € 0 tot € 25, afhankelijk van het kostenpercentage dat je kiest. Dit maandelijks lidgeld valt weg t/m december 2011 op voorwaarde dat je een contract afsluit vóór 31 maart 2011! Dit is een zeer korte deadline die we helaas niet hebben weten te verlengen.
• Bij Edenred bedraagt het kostenpercentage 1,5% op de waarde van de digitale maaltijdcheque op voorwaarde dat je al over een betaalterminal beschikt (alle terminals behalve diegene die enkel Proton aanvaarden). Indien je nog niet over een betaalterminal beschikt, dan kun je een gprs terminal huren (draadloze internet verbinding) aan € 20,10 per maand. Als ‘compensatie’ betaal je dan wel nog maar kostenpercentage van 1,25% op de waarde van de digitale maaltijdcheques. Dit lijkt ons een hoge kost en als je dit overweegt, kun je eigenlijk beter uitkijken naar de installatie van een echte betaalterminal zodat je ook Bancontact en Proton kan aanvaarden.
• Bij Sodexo zit de formule weer iets complexer in elkaar… Daar wordt het kostenpercentage gelinkt aan een maandelijks lidgeld. Kies je voor een maandelijks lidgeld van € 0 (dus geen lidgeld), dan bedraagt het kostenpercentage € 0,65 voor betalingen > € 10 en 1,5% voor betalingen <= € 10. Bvb. indien een klant betaald met € 20 digitale maaltijdcheques, dan worden hierop € 0,65 kosten ingehouden. Betaalt de klant € 5 digitale maaltijdcheques, dan worden hierop € 0,075 kosten ingehouden (1,5% van € 5). Dit kostenpercentage wordt snel interessanter wanneer je een hoger maandelijks lidgeld betaalt. Het is natuurlijk de uitdaging om voor jouw winkel de juiste combinatie tussen maandelijks lidgeld en kostenpercentage per transactie te achterhalen. Dit hangt af van het aantal transacties dat je per maand mag verwachten. In het begin is dit geen eenvoudige zaak omdat we niet weten wat het succes zal zijn van dit betaalmiddel bij wereldwinkels. We raden dan ook aan om in te stappen in de goedkoopste formule zonder maandelijks lidgeld en hoger kostenpercentage, en na enkele maanden te evalueren welke formule uiteindelijk het goedkoopste is voor jouw winkel. In het contract van Sodexo staan de verschillende formules aangeduid. De basisformule heet ‘Discovery’ en zij is het interessants wanneer je maximaal 30 transacties per maand hebt.

Algemeen

• Wanneer je echocheques en/of maaltijdcheques wenst te aanvaarden, dan sluit je hiervoor een contract af met Edenred en Sodexo. Via www.oxfamwereldwinkels.be/bonnenencheques vind je de contracten voor beide met de aangepaste voorwaarden voor de wereldwinkels. Op deze contracten vul je de gegevens van jouw wereldwinkel in en maak je een keuze uit de verschillende formules (terugbetalingstermijn en kostenpercentage). De getekende contracten stuur je op naar Edenred en Sodexo. Het nationaal secretariaat speelt hierin geen rol. Maak gebruik van deze versie van de contracten, enkel dan geniet je van de speciale voorwaarden voor Oxfam-Wereldwinkels.
• Wanneer je ecocheques en/of maaltijdcheques hebt aanvaard, dan stuur je deze aangetekend terug naar Edenred en Sodexo (opgepast met de vervaldata). Opgepast, stuur deze cheques niet terug naar het nationaal secretariaat!
• Indien je in een bepaalde maand maar weinig ecocheques of maaltijdcheques hebt ontvangen, dan kun je er ook voor kiezen om ze niet terug te sturen naar Edenred en Sodexo maar ze zelf opnieuw te gebruiken voor een aankoop van voeding bij een lokale handelaar (niet voor de aankoop van voeding bij Oxfam Fairtrade!). Hiermee vermijd je de betaling van het kostenpercentage en de kosten van de aangetekende zending. Dit is een systeem waar we officieel geen reclame kunnen rond maken maar wat beide serviceproviders wel zelf aangaven tijdens onze gesprekken… Indien je voor dit systeem kiest, dan sluit je toch nog best een contract af bij Edenred en Sodexho (dit is toch gratis in combinatie met de digitale kaart) want op die manier wordt je mee opgenomen in de communicatie van beide spelers.
• Na de aansluiting, ontvang je van beide serviceproviders stickers om op de deur te kleven. Hiermee geef je aan je klanten aan dat jullie ecocheques en/of maaltijdcheques aanvaarden.
• Sluit je je aan, stuur dan eveneens een kopie van het contract op naar de Infolijn op het nationaal secretariaat (of scan in en mail naar infolijn@oww.be). Op deze manier zorgen wij er voor dat dit eveneens aangeduid wordt bij de icoontjes op de wereldwinkelkaart op onze eigen website.
• Van zodra er voldoende wereldwinkels ecocheques en/of maaltijdcheques aanvaarden (minimum 50 groepen), voorzien we eveneens een meer nationale communicatie hierrond.
• Meer informatie of verduidelijking, kun je steeds bekomen via infolijn@oww.be.

29-07-2015 om 10:32 geschreven door voyance gratuite