Graag willen we met dit bericht de inzet verduidelijken en belichten van degene die de activiteiten van Vl@s Antwerpen organiseren en de eventuele gevolgen van een annulatie toelichten:

-          Na voorstudie en op initiatief van één van de leden van het bestuur en/of de raad of een lid van Vl@s wordt op de maandelijkse onlinevergadering de planning van de activiteit gestart en een datum vastgelegd.

-          De organisator van de activiteit neemt contact op met het te bezoeken museum, het bedrijf, de concert- en of filmzaal etc. om de datum van het bezoek vast te leggen en daarbij wordt het maximum aantal  bezoekers besproken.

-          De organisator dient daarenboven, afhankelijk van de te bezoeken activiteit, de nodige tickets te kopen en moet zorgen dat er één of meerdere gidsen voorzien worden.

-          Er wordt door de organisator een tekst opgesteld voor het maandprogramma en in het praktisch gedeelte wordt de weg uitgestippeld en de plaats en uur van samenkomst vastgelegd, zodanig dat eenieder probleemloos naar de activiteit kan komen.

Dit alles vergt, en onderschat dit niet, heel veel vrije tijd van de organisator om jullie in zo optimale omstandigheden te laten genieten van de door ons aangeboden activiteiten.

Daarom vragen wij ook het nodige respect voor al het werk dat we hierin steken. Het is frustrerend dat wij tickets bestellen en zelfs bijkomende gidsen bestellen op basis van de oorspronkelijke  inschrijvingen om daarna vast te stellen dat er een aantal annulaties zijn waardoor een bijkomende gids en/of de aanschaf van bijkomende tickets niet nodig was. Hierdoor blijven we wel zitten met de opgelopen voorgeschoten kosten die niet terugbetaald wordenaan de afdeling.

En ook al is er geen bijkomende kost voor de afdeling, we blijven bij elke annulatie  geconfronteerd met een supplementaire administratieve draaglast, inclusief de daaruit ontstane supplementaire administratie van terugbetaling daar waar het enigszins mogelijk is.

Daarom zien we ons genoodzaakt om vanaf heden voor elke annulatie van een activiteit een administratieve kost van 2 euro in te houden.

We hebben er alle begrip voor dat er zich plots iets kan voordoen of dat u plots ziek valt, maar de weersomstandigheden (te warm, te koud, te nat of te veel wind), of gewoon even geen goesting, lijken ons geen echt excuus.

Helemaal niet verwittigen en gewoon wegblijven van een activiteit kan helemaal niet en daar hebben we het toch moeilijk mee en wordt er ook niets terugbetaald.

Mogen we daarom vragen om steeds goed na te kijken of de dagen waarvoor u inschrijft u effectief vrij bent en geen andere afspraken hebt.

Het bestuur en de raad hopen dan ook dat u in de toekomst de annulaties tot het strikte minimum kan en wil beperken.

Met vriendelijke groeten,

Voor het bestuur en de raad van Vl@s Antwerpen
Gerda De Ryck
GSM 0496 52 40 82
vlasantwerpen@gmail.com

Bijlagen:
Knop_Annulatie_150.png (16.8 KB)   
Knop_Annulatie_320.png (41.7 KB)