Praktische werking Vl@s Antwerpen Centrum
Het programma voor de volgende maand wordt telkens de dag voor de ledenvergadering aan eenieder per mail verstuurd.
Op de ledenvergadering ontvangt eenieder een gedrukt programma zodanig dat je dit zelf niet meer hoeft af te printen en degene die geen emailadres hebben en niet op de ledenvergadering aanwezig kunnen zijn, krijgen na de ledenvergadering hun programma per post toegestuurd. De post is traag, zeer traag. Het kan bijna 14 dagen duren vooraleer je het programma in je brievenbus ontvangt en dan loop je natuurlijk de kans dat er al activiteiten volzet zijn. Dus naar de ledenvergadering komen luidt de boodschap.
Naast elke activiteit vindt je IB, I-NB, NI-NB, MP, de betekenis van deze afkortingen vindt je onder de rubriek/knop 'Ik wil me inschrijven'. De laatste tijd is er MP de museumpas bijgekomen. Voor diegene die daar nog niet vertrouwd mee zijn, je betaalt 64,99 euro en dan kan je gratis of aan zeer verminderde prijs heel veel musea in België bezoeken. Wij nemen bijna elke maand een of twee museumbezoeken op in ons programma en zo is die 65 euro vrij snel terug verdiend. Ook individueel kan je musea gaan bezoeken met deze museumpas. Een aanrader is Vriend worden van de Antwerp Symphony Orkest…)
Dan gaan we even verder op pagina 2 wat eigenlijk de belangrijkste bladzijde is en eenieder grondig zou moeten lezen.
Hoe inschrijven ?
Op de ledenvergadering krijgt iedereen, als al de activiteiten zijn voorgesteld en besproken, een inschrijvingsformulier dat op het einde van de vergadering ingevuld aan Jos kan gegeven worden. Iedereen die zich voor activiteiten heeft ingeschreven op de ledenvergadering mag zeker zijn van een plaats en krijgt hiervoor geen bevestiging meer maar moet wel binnen de 2 dagen betalen anders vervalt de voorkeursbehandeming.
Degene die niet op de ledenvergadering kunnen aanwezig zijn kunnen per mail hun inschrijvingen doorgeven aan Jos T’Syen en die worden per volgorde maar wel na de ledenvergadering behandeld. Zij krijgen van Jos een mail terug dat de inschrijvingen OK zijn of dat ze voor een bepaalde activiteit op de wachtlijst staan. Pas daarna wordt een snelle betaling verwacht maar u hoeft niet te betalen voor de activiteiten waarvoor je in de wachtrij staat. Als er plaatsen vrij komen wordt je hiervan verwittigd en pas dan hoef je voor deze activiteit te betalen.
Eventueel kan je ook telefonisch inschrijven bij Jos, maar dan vragen we uitdrukkelijk dat je je houdt aan de periode waartussen je mag bellen nl. tussen 18u30 en 20u00 gedurende de week zoals vermeld op pagina 2 van het programma.
Inschrijven kan tot de datum vermeld in het praktisch gedeelte van elke activiteit, maar normaal is dit tot de 20ste van de voorgaande maand. Per uitzondering worden latere inschrijvingen aanvaard afhankelijk of er nog plaats is of de tickets nog niet aangekocht werden end.
Zeker per mail of telefonisch eerst de vraag stellen aan Jos of er nog plaats is en inschrijven vooraleer te betalen.
Eventueel kan je ook telefonisch inschrijven bij Jos, maar dan vragen we uitdrukkelijk dat je je houdt aan de periode waartussen je mag bellen nl. tussen 17h30 en 20h00 gedurende de week zoals vermeld op pagina 2 van het programma.
Inschrijven kan tot de datum vermeld in de detail van elke activiteit. Per uitzondering worden latere inschrijvingen aanvaard afhankelijk of er nog plaats is of de tickets nog niet aangekocht werden.
Zeker per mail of telefonisch de vraag stellen aan Jos of er nog plaats is, en inschrijven vooraleer te betalen.
Nu iets over de betalingen :
Ofwel heb je ingeschreven op de ledenvergadering, dan krijg je geen bevestiging maar moet je wel binnen de 2 dagen betalen anders vervalt de voorkeursregeling ofwel schrijf je in per mail en na een OK van Jos dienen de betalingen zo snel mogelijk te gebeuren en zeker voor de datum vermeld in het praktische deel van elke activiteit, ook hier is het normaal gezien voor de 20ste van de voorgaande maand . Dit is toch belangrijk. Wij moeten soms lang op voorhand tickets aankopen, gidsen betalen en moeten daarom zeker zijn van jullie deelname.
En dan : Je betaalt één bedrag voor al de activiteiten waarvoor je bent ingeschreven en in de mededeling vermeldt je enkel de data vb. 3 – 6 – 17/12, enkel dat, dus geen namen van activiteiten en ook geen bedragen van de activiteiten en zeker niet : activiteiten vb. maand augustus.
Dit is echt belangrijk, Jos boekt de inschrijvingen en Chris boekt de betalingen in en zo hebben we een dubbele controle dat uw activiteiten die Jos geboekt heeft overeenkomen met de betalingen die u gedaan heeft.
Ook heel belangrijk : Indien er een activiteit is waarvoor je bent ingeschreven en je er toch niet kan aan deelnemen laat het dan zo snel mogelijk weten, dus niet enkel die activiteit niet betalen want dat kan op een vergetelheid van uwentwege gaan maar laat het dus echt per mail of telefonisch aan Jos weten zo kan desgevallend iemand anders die op de wachtlijst staat je plaats innemen.
Indien je de dag ervoor of de dag zelve plots verhinderd bent moet je dit laten weten aan degene die de activiteit organiseert (dit vindt je in je programma bij praktisch : organisatie) en dit per sms of telefonisch zodat men niet op je hoeft te wachten.
Je bent nu ingeschreven en je hebt betaald, dan komen we aan de dag van de activiteit :
Je moet je steeds aanmelden bij elke activiteit, even je achternaam zeggen zodat de verantwoordelijke je op de aanwezigheidslijst kan aanvinken, dit geldt ook voor de ledenvergaderingen en dit is wel degelijk belangrijk dat je aanwezigheid genoteerd staat en dit voor de verzekering.
Onder elke activiteit vindt je ook het praktisch gedeelte :
Om hoe laat je waar moet zijn : er is een uur van afspraak en er is een start uur. Wij verwachten eenieder op het uur van afspraak omdat er vb. nog een eindje moet gestapt worden vooraleer we op de startplaats zijn voor een vertrek met een gids of om plaats te nemen in de zaal of om de trein te nemen of omdat er nog tickets moeten uitgedeeld worden of praktische afspraken gemaakt moeten worden enz.
Als we met de trein, tram of bus ons verplaatsen moet eenieder wel een geldig vervoerbewijs hebben, trein, tram of bus tickets zijn nooit in de prijs inbegrepen enkel als we zelf een bus inleggen voor een daguitstap.
Laat ons heel duidelijk zijn we wachten nooit op telaatkomers, excuses als de bus of tram is te laat kunnen we helaas niet aanvaarden, houdt daar gewoon rekening mee en neem een tram of bus vroeger om zeker op tijd te zijn. Dit klinkt misschien heel streng maar anders straffen we de mensen die wel op tijd aanwezig zijn. Er kan altijd overmacht zijn, maar laat het dan onmiddellijk aan de organisator weten en dan zien we wel wat er nog kan gebeuren.
Je mag en kan ook steeds rechtstreeks naar de startplaats gaan, wees daar dan zeker 15 minuten voor het start uur en laat het per sms of telefonisch de dag zelve aan de organisator weten zodat die niet ongerust hoeft te zijn dat je er niet bij bent en dan kan die ook desgevallend aan de balie een ticket voor je achter laten.
Dan mogelijke terugbetaling voor een activiteit die je betaald hebt maar waar je niet aan kan deelnemen.
Terugbetalingen gebeuren enkel indien je dit gemeld hebt en we het ticket hebben kunnen doorverkopen, of als je plaats door iemand anders is kunnen ingenomen worden vb. indien we met gidsen werken of indien we maar eerst ter plekke voor het aantal aanwezigen moeten betalen. Maar in ieder geval iemand die zich niet heeft afgemeld wordt nooit terugbetaald.
De mogelijke terugbetaling gebeurt steeds nadat de activiteit heeft plaats gevonden en we houden steeds 2 euro administratiekosten in.
Na de meeste activiteiten en daar waar het mogelijk is zoeken we een gezellig cafeetje op om nog wat na te praten voor de geïnteresseerden en is dus zeker geen verplichting , degene die de activiteit organiseert zal dit initiatief nemen. Hetgeen je daar consumeert zit uiteraard niet in de prijs van de activiteit en wordt individueel afgerekend. Soms vragen de garçons om per tafel af te rekenen daarom vragen we uitdrukkelijk om steeds voldoende klein geld mee te brengen zodat je met gepast geld kan betalen.
Maar in ieder geval iemand die zich niet heeft afgemeld wordt nooit terugbetaald.
Na de meeste activiteiten en daar waar het mogelijk is zoeken we een gezellig cafeetje op om nog wat na te praten voor de geïnteresseerden en is dus zeker geen verplichting , degene die de activiteit organiseert zal dit initiatief nemen. Hetgeen je daar consumeert zit uiteraard niet in de prijs van de activiteit en wordt individueel afgerekend. Soms vragen de garçons om per tafel af te rekenen daarom vragen we uitdrukkelijk om steeds voldoende klein geld mee te brengen zodat je met gepast geld kan betalen.
Dan kijk ik nog even naar het programma :
Op pagina 2 vindt je al de praktische informatie over de inschrijvingen en dan op de voorlaatste bladzijden vindt je o.a. de weetjes :
Dit zijn activiteiten die we niet zelf organiseren maar die we je graag meedelen maar daarvoor moet je dus zelf initiatief nemen en contact opnemen.
En op de blog kan je foto’s zien van de voorbije activiteiten en nog veel andere informatie.
Dan is er nog de algemene website van VL@S www.vlaamseactievesenioren.be
Hierop kan je al de activiteiten terug vinden van al de afdelingen over het ganse Vlaamse land.
Door het feit dat je lid bent van Vl@S is het mogelijk om, ik zeg zo maar iets, een activiteit mee te doen aan de zee bij onze afdeling van Brugge, je moet dan wel zelf contact opnemen met die afdeling.
In je lidgeld dat je hebt betaald zit ook een verzekering mocht er zich iets voordoen voor, tijdens of na een activiteit.
Het is dan ook zeer belangrijk dat, indien je iets voorhebt, ik denk o.a. aan een valpartij voor, tijdens of naar het naar huis gaan van een activiteit van afdeling Antwerpen Centrum, je ons onmiddellijk op de hoogte brengt zodat we de nodige papieren kunnen invullen voor de verzekering.
Maar ik hoop dat je dit nooit nodig zult hebben.
