Nederlandse Stichtingen, BV's en veel andere rechtspersonen zijn sinds 27 september 2020 verplicht om uiteindelijke belanghebbenden/eigenaren van, en personen die zeggenschap hebben binnen de entiteit, vast te leggen in een UBO-register. Dit register is een gevolg van de Nederlandse uitvoering van Europese regelgeving, waarbij de bestrijding van financieel-economische criminaliteit het onderliggende doel is. Iedere keer licht een notaris een onderwerp uit. Deze keer: Esther Ostendorf.

Het woord 'UBO' staat voor een persoon die een ‘uiteindelijk belang’ bezit in een organisatie. Vaak zijn dit aandeelhouders of eigenaren, maar het kunnen ook personen zijn die op een andere wijze zeggenschap hebben binnen een organisatie. Bij een Nederlandse BV of NV zijn dit bijvoorbeeld de bezitters van meer dan 25 procent van de aandelen of stemrechten. De vraag is: waarom moeten deze groep personen in een register ingeschreven worden?

Dat is het gevolg van EU regelgeving in de strijd tegen financieel-economische misdaad. Iedere lidstaat van de Europese Unie zal een UBO-register gaan bijhouden om corruptie, witwaspraktijken en terrorismefinanciering effectiever te kunnen bestrijden. Als er inzicht is over welke persoon bij een organisatie invloed heeft, is het eenvoudiger om deze persoon op te sporen bij, en verbanden te leggen met, mogelijke criminele activiteiten binnen bijvoorbeeld BV's en Stichtingen. Daarbij kunnen partijen beter geïnformeerd relaties aangaan door informatie uit het UBO-register op te vragen.

Een aanzienlijk deel van de gegevens van het UBO-register is openbaar: voornaam en achternaam, geboortemaand en geboortejaar, woonland, nationaliteit, de aard en grootte van het uiteindelijk belang binnen een rechtspersoon. Voor nieuw opgerichte BV's zijn deze gegevens vanaf 27 september 2020 te raadplegen via een UBO-uittreksel van de Kamer van Koophandel, de verantwoordelijke partij voor het functioneren van het UBO-register. De andere gegevens die worden geregistreerd zullen uitsluitend inzichtelijk zijn voor autoriteiten, zoals het Openbaar Ministerie, dat de gegevens mogelijk nodig kan hebben bij strafrechtelijk onderzoek naar criminele activiteiten.

Wat moet ik als bestuurder van een Nederlandse rechtspersoon doen voor het UBO-register?

De Kamer van Koophandel zal elke rechtspersoon die verplicht is UBO’ s te registreren per brief informeren. De registratie kan door de rechtspersoon zelf, online of per post, worden gedaan. Daarnaast kan een rechtspersoon ook de notaris opdracht geven de inschrijving in het UBO-register te verzorgen. Deze registratie moet je uiterlijk 26 maart 2022 hebben geregeld. Heb je meerdere rechtspersonen? Dan moet je voor elke rechtsvorm afzonderlijk een UBO-opgave doen. Wachten op de brief van de Kamer van Koophandel hoeft niet: via de site van de Kamer van Koophandel kunnen UBO’s nu al ingeschreven worden.

Wil je de inschrijving van de UBO's via de notaris regelen? Bij de notaris worden de persoonlijke gegevens geverifieerd op volledigheid, juistheid en actualiteit én wordt de identiteit van de UBO gecontroleerd. Bij twijfel kan de notaris geen medewerking aan de inschrijving verlenen. Zo garanderen notarissen de legitimiteit van hun beroep.

Benieuwd welke persoonsgegevens uw organisatie zal moeten aanleveren voor het UBO-register? Kijk op www.kvk.nl/ubo welke rechtsvormen hiertoe verplicht zijn en laat je overgebleven vragen beantwoorden door een notaris.

Bijlagen:
UBO register.jpg (916.8 KB)