In bijlage een aangepaste versie van het persoonlijk leerplan. Ik laat me voor activiteiten graag leiden door ervaringen uit eerdere acties, reflectiemomenten individueel of in groep, vandaar het flexibel plan. Komende acties staan eerder in het teken van het creëren van structuur en orde. Een zijsprong die uiteindelijk het plannen en efficiënt omgaan met tijd moeten vereenvoudigen.
Opzet: deze week noteer ik systematisch waneer mijn chaotische ik (lees: mijn gebrek aan orde en structuur) voor problemen zorgt. Ik formuleer de ervaring/ het probleem, de oorzaak/ gevarenzone en wie het opgemerkt heeft (vb collegas). In deze fase worden nog geen oplossingen gezocht, pure vaststellingen.
Doel: bewustwording, nagaan of er tijdverlies ontstaat.
Wat heeft het opgeleverd?
Naar aanleiding van de laatste reflectie, de bijeenkomst ZEP vond ik het broodnodig om een zeker persoonlijkheidskenmerk eens van naderbij te bekijken (zie ook tussentijds reflectieverslag). Het schema vind je in de bijlage.
Ik wéét dat ik veel tijd verlies met zoeken, dat ik kleine praktische zaken uitstel tot de berg groot wordt Maar dat het zo erg is
Ik stel vast dat het inderdaad vaak de kleine taakjes zijn die ik laat liggen. Blijkbaar ontbreekt het me aan discipline en zin om daar even tijd in te pompen met als gevolg dat er plots heel veel dingen moeten gebeuren. Het voelt aan als luiheid terwijl dat niet zo is, want ben ondertussen met andere dingen bezig. Ik vond het interessant om de confrontatie eens aan te gaan al moet ik zeggen dat ik nu een heel ongenuanceerd beeld van mezelf weergeef. Het lijkt alsof ik puur op chaos leef en een echte sloddervos ben. Om wat meer evenwicht af te dwingen zal ik mij dan ook kort verdedigen. Hoe rommelig het ook soms thuis bij ons is, ben ik vaak het aanspreekpunt op het gebied van verloren voorwerpen. En ondanks dat mijn agenda hopeloos is, ik niet alles sorteer in mapjes, mijn bureau een stal is zijn documenten voor anderen netjes, moet de keuken aan kant Ondertussen lijkt ook de wekelijkse familiemeeting te werken: afspraken worden netjes gepland en opgevolgd. Jammer van dat feestje, dat begrijp ik nog steeds niet! Het is dus erg wisselvallig! Ik kan er niet één reden of oorzaak op kleven. Ik denk dat het ondertussen wel duidelijk is dat ik weinig liefde koester voor administratie: rekeningen, documenten bijhouden In tegenstelling tot opdrachten voor werk/studie staan deze praktische beslommeringen vaak laag in ranking, zeker als de vermoeidheid ook nog eens de kop opsteekt. Daarnaast is het soms ook gewoon verwardheid, zoals de stift die ik altijd kwijt ben. Ik kan soms zo intens met iets bezig zijn of ik heb plots twee handen te kort waardoor ik dan inderdaad een formulier, een pen snel snel wegleg. Ik denk dat iedereen dat wel eens meemaakt, toch?
Rekeninghoudend met de opmerking dat ik ook een beetje moet leren leven met mijn chaos als deel van mijn zijn, vind ik toch dat ik op het vlak van orde en opvolgen van administratie wat meer verantwoordelijkheid moet opnemen. Niet alleen, zal het mij tijd en kosten besparen maar waarschijnlijk zal ik ook meer rust in mijn hoofd krijgen (en was ik daar ook niet naar op zoek). Het is immers niet omdat ik zulke lastige karweitjes liever door een ander laat doen, dat ze niet in mijn hoofd blijven spoken als een onafgewerkte to do en dat ik ongedurig word van mijn rommeling bureau, bijvoorbeeld. En volgens mij moet je hoofd vrij zijn van beslommeringen wil je efficiënt kunnen werken. De volgende actie is dus op zoek gaan praktische, uitvoerbare tips. Het moeten eenvoudige interventies zijn die niet te veel tijd kosten en die ik kan volhouden.
In de bibliotheek (later ook pdf gevonden) vond ik een boekje met concrete en praktische tips om het leven en werken prettiger en efficiënter te maken. Die zin trok meteen mijn aandacht. Ik heb het boekje diagonaal gelezen want er worden vooral veel tips gegeven voor op het kantoor en i.v.m. het efficiënt gebruik van de computer. Toch heb ik hier en daar ideetjes kunnen gebruiken om wat meer orde en netheid te creëren (zie actie 6 + reflectie). In bijlage vind je het boek (er staan onder andere leuke tips in i.v.m. keuzes maken).
Things to do today-list: om me te helpen kleine praktische zaken te regelen zoals het betalen van rekeningen, leegmaken van tassen Zulke taken worden niet op de kalender gezet omdat die dan niet meer overzichtelijk is. Toch moest ik op zoek naar één of andere methode waardoor ik die kleine prutsen niet laat aanslepen. Afvinken geeft voldoening en daarom het things to do today-list. In het boekje spreken ze van voorgedrukte formuliertjes maar bij mij zijn het roze post-its op de ijskast.
Spelregels: zo concreet mogelijk geformuleerd, niet in de stijl van beginnen aan ; niet meer dan 20 taken op een lijstje; wekelijkse evaluatie van de lijst. Dat laatste doe ik niet, want mijn focus ligt net op de kleine opdrachtjes. Ik verplicht mezelf om de lijst dan ook elke dag af te werken.
Mailbox leegmaken: mijn mailbox telde 538 mails, waarvan de oudste dateert van 2006. Ik heb de neiging om belangrijke mails in de mailbox te laten staan, om niet dringende mails niet meteen te openen. Al mijn mail (zowel UA als KdG) komt aan in de telenet-mailbox, wat op zich al helpt. Ik probeer nu dagelijks mijn mailbox te legen (staat ook op mijn to-do lijstjes). Ik heb daar ondertussen ook een vast momentje voor, net als ik thuis kom. Zo kan ik in mijn hoofd de verdere avond plannen (vooral als er een onverwachte extra bijkomt) tijdens koken en gezinstijd.
Ontdek je plekje: Mijn natuurlijke afkeer voor administratie zorgt voor heel wat chaos op het bureau. Tijd om me te vermannen en ook dit heikel punt aan te pakken. We verhuizen, dus er breekt een ideaal moment aan om met een nieuwe lei te starten. We hebben nu een bakje voor inkomende facturen, een map voor uitgevoerde betalingen, de groene CM-map ligt op een bereikbare plaats, de sleutels moeten in de metalen pot Ik ben op dreef!!
De later/misschien lijst: Natuurlijk is het leuk om nieuwe kleine dingen te doen maar zijn ze daarom altijd van prioritaire aard? Ik merk dat ik mijn schaarse tijd soms verlies in zaken die op dat moment niet belangrijk zijn, meestal als ik moe ben. Dan wil ik gewoon iets doen ipv nadenken. Voorbeelden? Kadertjes ophangen, fotos eindelijk laten ontwikkelen, nieuw lesmateriaal bekijken dat ik in verre toekomst zou kunnen gebruiken Het concept van de later/misschien lijst gaat wel ruimer, in de zin van wat ik ooit nog wil doen en kan soms heel lang meegaan. De bedoeling is vooral psychologisch: je wéét dat je eerst de prioriteiten moet afhandelen maar door andere (lees: leuke) taakjes ergens te noteren, vergeet je ze niet; kan je ernaar uitkijken; kunnen ze dienen als beloning
Losse interventies: onder andere deze taken stonden op de to do-lijstjes en werden uitgevoerd: persoonlijk bakje in de leraarskamer leegmaken, plastic bak met laden aangekocht voor formulieren in/uit in de klas, s morgens wasmachine vullen, auto leegmaken, bellen naar (garage, elektrabel, enz.), vaste plaats voor boekentas/handtas (in bureau), jas weghangen
En, helpt het?
Ja, het helpt! Vooral de post-its zijn een houvast voor me. Het doet deugd om banale taken te kunnen afvinken. Ik weet niet of ik dit altijd zo moet doen (huisgenoten durven me al eens uitlachen), ik hoop in de toekomst een soort automatisme te ontwikkelen maar voorlopig heb ik die roze papiertjes nodig. Ze fungeren als een soort controlemechanisme. De wil om dit consequent te doen is deels ontstaan uit het groeiende besef dat die orde en structuur echt wel aandachtspunten zijn (en te zeggen dat het allemaal begonnen is met planning) maar ik moet ook eerlijk toegeven dat een nieuw huis ook wel motiverend werkt. De kans om met een schone lei te beginnen, werkt stimulerend. Vandaar dat ik ook wel die vervelende administratie wou aanpakken. Het nieuwe systeem van bakjes blijkt voorlopig te werken. Het effect van de nieuwe woonst is ook voelbaar bij mijn gezinsleden, ook bij hen bruist er opnieuw energie. Iedereen doet zijn best om zijn steentje bij te dragen. Ook werkt allicht motiverend! Op school vind ik steun bij mijn collega: sinds dat zij weet heeft van mijn leerpunt (ik besprak met haar mijn observatieplan) proberen we samen met kleine ingrepen, zoals het in/uit bakje, de orde in de klas te verbeteren.
Natuurlijk is dit geen eenzijdig succesverhaal: ik verlies soms nog tijd in minder prioritaire klusjes (wel een nieuwe woning, hé), er blijven toch nog mails onverwerkt (vooral die van online nieuwsbrieven bijvoorbeeld) en hoewel ik een vaste plaats heb voor mijn tassen, maak ik ze niet altijd leeg. Ook het effect van de later/misschien lijst is miniem. Wel een leuk om interessante ideetjes niet te vergeten maar schiet voorlopig zijn psychologisch doel voorbij. Ik blijf natuurlijk ook mezelf en zal niet alles kunnen (en willen) veranderen.
Ik voel stilaan vooruitgang en het doet echt goed om op het einde van de dag te kunnen vaststellen dat je gedaan hebt wat je moest doen. Ik kan oprecht met een geruster gevoel naar bed. Nu, op zich is dit maar een kleine stap binnen het kader van een efficiënte planning en tijdsbesteding. Its in the mind zegt men wel eens maar zo voelt het ook. Door op zich relatief kleine, haalbare blokkades weg te werken, ontstaan er kleine succeservaringen, voel ik dat er een leerproces aan de gang is. Het blijft niet bij grootse plannen die zelden uitgevoerd of volgehouden worden. Nee, ik probeer met kleine stapjes kleine resultaten te bereiken en zo te werken aan attitudewijziging wat tijd vraagt!
Een volgende stap voor mij is nu ook uitgebreide taken op te delen waardoor ze gemakkelijker uitgevoerd kunnen worden. Nu gebeurt het nog te vaak dat ik één groot tijdsblok plan om aan een opdracht te werken. Hierdoor ervaar ik gemakkelijker het grote berg-gevoel, is er vaak nachtwerk en wordt het effect van afvinken en succes uitgesteld. Zeker nog een leerpunt voor de toekomst maar de eerste stappen zijn nu echt gezet. Hopelijk kan ik ze ook volhouden wanneer er al wat stof op die schone lei komt te liggen!
