We hebben de verslagen van de vergaderingen van het organisatiecomité en zijn verschillende werkgroepen voor Kortrijk 4 jaar terug eens herlezen. En let op, na de trekking (24 januari 2007, drie en een halve maand voor de start van het EK) diende ik om medische redenen af te haken als comitélid. Verslagen van vergaderingen nadien heb ik dus uiteraard niet meer ontvangen. En uit ervaring weet ik dat de frequentie van vergaderen – tot die datum eens per maand – naar de start van zo’n organisatie sterk toeneemt.xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

Hoeveel medewerkers zijn er op zo’n EK? Ik weet het niet – waarschijnlijk niemand zelfs - maar in Kortrijk waren er dat in elk geval zéér veel!

Voor mij – en waarschijnlijk voor de meeste leden van het organisatiecomité - begon het heel concreet op 16 juni 2006 met de startvergadering. Voorzitter André Lathouwers van het organisatiecomité en Jan, coördinator, hadden er dan al een pak voorbereidend werk opzitten. Als ik hun voorbereidingsschema van begin juni nog eens bekijk, chapeau jongens, echt indrukwekkend. Wat een basispakket! En ik ben toch wel een en ander gewoon.

Slechts 9 aanwezigen op die eerste samenkomst, maar ook 5 verontschuldigingen. Er worden 6 werkgroepen (de leden van de werkgroepen zoeken zelf naar medewerkers) opgericht (de werkgroepen zijn later nog uitgebreid):

1 administratie / secretariaat / communicatie (7 leden) – deze groep wordt later uitgebreid met de werkgroep 1bis website (4 leden)

2 sporttechnische werkgroep (7 leden)

3 transport (2 leden)

4 hotel en catering (4 leden)

5 sociaal-culturele werkgroep (4 leden)

6 marketing / financiën / public relations + sponsoring (4 leden + 3 SBP-studenten, SBP = Small Business Project, uitgeleend door Jos Verschueren).

De personeelsleden van de sportdienst van de stad Kortrijk maken onmiddellijk duidelijk dat zij geen deel zullen uitmaken van de werkgroepen, maar dat zij er naast staan en steeds bereid zijn tot alle mogelijke – voornamelijk logistieke - steun. Het VOK (Volley Overleg Kortrijk, een samenwerkingsverband van Kortrijkse volleyverenigingen) zal voor een pak medewerkers instaan, vooral op sporttechnisch gebied. Ook KWVBV, het Koninklijk West-vlaams Volleybalverbond, zal worden aangesproken om scheidsrechters aan te leveren. Fevlado - Federatie van Vlaamse Doven Organisaties vzw - wordt gevraagd om permanent 1 personeelslid ter beschikking te stellen. Tolken dienen eveneens voorzien te worden.

In het voorbereidingsschema – een Excel-bestand – vind je volgende tabbladen: een algemeen activiteitenschema, agenda meeting met EDSO officials, kopie van brieven, een voorlopige medewerkerlijst, een lijst met alle werkgroepen en coördinaten van de werkgroepleden, to do’s, een activiteitenschema per werkgroep, een budget, en een ‘mogelijke’ deelnemerslijst. Nogmaals, imponerend. Tot zover het verslag van de eerste vergadering.

Wat er later nog bijkwam, maar de lijst is helemaal niet compleet:

medewerkers catering (dagschotel ’s middags + ‘s avonds),medewerkers lunchpakketten voor medewerkers, cafetariamedewerkers,medewerkers voor het slotbanket, voor de openings- en sluitingsceremonie (jonge medewerkstertjes, 15 voor Belgische vlag, stewards, … ), shuttlechauffeurs (6 busjes + 1 wagen), hoofdscheidsrechter, per wedstrijd 2 scheidsrechters, 2 lijnrechters, 1 markeerder, 2 ballenrapers en 1 medewerker scorebord, erecomité, werknemers stad Kortrijk (zaalwachters, schoonmaak eetzalen), hostessen, …

Wat is er nog allemaal nodig? Enkel een kort overzicht, er kwam nog heel wat meer bij kijken.

Draaiboek, lijst benodigdheden aan te leveren door stad Kortrijk, bus Zaventem – Kortrijk, stadsbussen De Lijn voor ploegentransport, transport openings- en sluitingsceremonie, hotels, persconferentie (2 in totaal, klaarzetten ruimte, persdossier), programmaboekje, pasjes, trekking (met proeftrekking als voorbereiding; trommels, kokers, tafeltennisballetjes, panelen, landennamen, beamer, laptop, letterpapiertjes), inspectie door EDSO, fuif, dopingcontrole …

En wat ook zeer belangrijk is: financiën, sponsors (dossier!), publiciteit, public relations, affiches, flyers, contacten pers en media, nieuwsbrieven, …

Mochten uiteraard ook niet ontbreken: vlaggen, netten, palen, wedstrijdballen, EHBO, medailles, diploma’s, vrijetijdsbeleving, uitrusting medewerkers en gelegenheidsmedewerkers, wedstrijdbladen, ploegfoto’s, individuele foto’s, drukwerk, …

Imponerend, ik vind er echt geen beter woord voor!