“TIJDELIJK ARCHIEF”
De digitale revolutie zou komaf maken met onze eindeloze papierwinkel, beloofden de informatici. Het liep enigszins anders … Voortdurend evoluerende programma’s en lekke beveiligingen leidden ertoe dat zowat iedereen er de voorkeur aan gaf zowel de originelen als papieren afdrukken toch maar te bewaren. Het resultaat is een nooit geziene berg documenten, die in een hoog tempo alle archieven dichtslibben.
De alarmbel werd eerst geluid in grote steden als Gent en Antwerpen, waar alleen al de bestellingen en facturen jaarlijks honderden archiefdozen vullen. De overheid besliste dan maar dat van de collecties ouder dan tien jaar slechts één jaar op zes bewaard hoefde te worden. Voor de periode vanaf de fusies werd dat inmiddels zelfs één of twaalf.
Ook ons Stadsarchief ondervindt de gevolgen van deze papierslag. Niet alleen werden/worden alle niet verplicht te bewaren jaar- gangen van de genoemde “bewijsstukken” opgeruimd, ook de overmakingen van de andere diensten worden kritisch bekeken. De dienst Burgerzaken bijvoorbeeld deponeerde een meterslange reeks dozen met de administratie van de rijbewijzen uit de vorige eeuw, en die blijkt beperkt te mogen worden tot de uitreikingsregisters. Ook in de documenten over de vreemdelingenpassen kan gesnoeid worden, maar dit wordt een delicate en tijdrovende opdracht.
Een hoofdstuk apart vormt de naschoolse kinderopvang. De verzekeringsmaatschappijen hebben bedongen dat elke dag een volledig rapport wordt opgemaakt, met vermelding van alle aanwezigen en eventuele voorvallen die de gezondheid van de kinderen kunnen beïnvloeden. Begrijpelijk, maar dit levert wel een berg papier op, en die belandt dan onvermijdelijk in het archief, waar hij plaats blijft innemen tot de wettelijke bewaartermijn (tien jaar) verstreken is.
Dit alles heeft ertoe geleid dat het Stadsarchief de facto in tweeën gesplitst is. Onvermijdelijk zal er op termijn een “tijdelijk archief” moeten voorzien worden, waarin deze stukken worden opgeslagen volgens de datum van uiteindelijke vernietiging. Niet logisch, maar gewettigd, gezien de minieme kans dat ze ooit nog geraadpleegd worden.
Door Freddy Pille, Eeklose Stadsarchivaris
|