RIJKSREGISTER

Om de groeiende berg informatie in goede banen te leiden – met minder personeel! – bouwde ons land
al bijna veertig jaar geleden het Rijksregister uit, een centrale gegevensbank van iedereen die in België
woont/verblijft. Onze stedelijke administratie kwam daarmee grotendeels in een gecentraliseerd digitaal
bestand terecht. Gegevens kunnen snel opgevraagd worden,
zodat de papierwinkel tot een minimum beperkt kan blijven.

Onontkoombaar en efficiënt wellicht, maar het Stadsarchief is daar niet altijd gelukkig mee. Dat het zelf
geen toegang heeft tot dit register, is niet het probleem, wel dat op het stadhuis van veel informatie na
de invoering  geen spoor meer overblijft.

Onze medewerkers ondervonden dit recent bij het digitaliseren van de zogenaamde in- en uittredingen,
de jaarregisters van de personen die zich in Eeklo kwamen vestigen of de stad verlieten. Deze registers
worden wel bijgehouden, maar hebben geen rechtsgeldigheid zoals bijvoorbeeld geboorteakten. Het gevolg
is dat de aantekeningen dikwijls nogal slordig zijn gebeurd. Van elke persoon wordt maar één voornaam
vermeld (of maar een halve, bijv. Jean i.p.v. Jean Pierre), wat met een bevolking vol naamgenoten tot
onoplosbare puzzels leidt. Nuttige verwijzingen zoals vroeger naar de tienjaarlijkse tellingen zijn onmogelijk,
want die worden al sinds 1947 niet meer gehouden. 

Geboorteplaats en -datum zijn de ideale identificatiegegevens, maar die werden vanaf 1995 niet meer genoteerd.
De rijksregisternummers lossen dit probleem grotendeels op: de eerste zes cijfers leveren de geboortedatum,
meestal voldoende om naamgenoten uit elkaar te halen. Maar helaas werden ook die jaren lang in de registers
niet genoteerd . Staan daar bijvoorbeeld alleen een courante familienaam met een even courante voornaam,
een datum en een plaats van herkomst of bestemming, dan staat ook het personeel van Burgerzaken
machteloos, want zonder persoonsnummer geeft het Rijksregister geen antwoord.

Voor de genealogen ziet de toekomst er dus somber uit. En het zal er niet beter op worden, nu de overheid
beslist heeft op termijn de papieren geboorteakten af te schaffen …  

IN- EN UITTREDINGEN

Zes jaar na hun afwerking zijn de acht banden Eeklose In- en Uittredingen 1816-1940 bij de genealogen een
vertrouwde bron geworden. Zij zijn in de eerste plaats nuttig voor de "gevorderde" stamboomzoekers, die zich
niet tevreden stellen met de klassieke data geboorte-huwelijk-overlijden, maar het leven van hun voorouders in
detail willen reconstrueren. Waar de mensen voor en na hun verblijf in Eeklo gevestigd waren, is namelijk
verder alleen te vinden in de tienjaarlijkse tellingen, en die zijn in principe alleen tot 1920 raadpleegbaar...

Vanzelfsprekend gingen de blikken ook uit naar eventuele vervolgdelen, maar op het stadhuis werd toen
aangenomen dat men door de oorlog met deze aparte registratie was gestopt. De verrassing was dan ook groot
toen bij het leegmaken van de Vredegerechtzolder eind 2017 een omvangrijke reeks vervolgregisters te voorschijn
kwam, die tot in de jaren negentig van de vorige eeuw liep. Deze techniek liep toen duidelijk op zijn laatste beentjes:
er volgden nog enkele jaargangen op losse bladen, op het einde zelfs schots en scheef verknipt.

Het waarom van deze teloorgang is duidelijk. Bij deze chronologische lijsten werd geen index gemaakt, zodat
iemand terugvinden een tijdrovende opgave is, met 450 à 900 personen per jaar. En eigenlijk had men die ook
niet strikt nodig, want alles was terug te vinden in het Rijksregister.

Voor ons Stadsarchief wenkte hier meteen een opdracht: een digitale versie, zoals de vorige decennia per
twintig jaar alfabetisch geordend.  Concreet : 1961-1980 en 1981-2000, in vier digitale bestanden.
Niet zomaar een klusje natuurlijk, want dit betekent telkens negen- à elfduizend namen.

Niettemin vorderden de werken goed, tot in 1962 een probleem opdook. Van de vertrekkenden en aankomenden
werden namelijk alleen familienaam plus één voornaam genoteerd, niet erg handig bij courante namen. In het
register werd gelukkig ook de bladzijde in de tienjaarlijkse telling vermeld. In 1962 werd dit soort tellingregisters
echter vervangen door steekkaarten. Die vele duizenden stuks zitten op het stadhuis alfabetisch geordend
en zijn niet genummerd. Met andere woorden: tijdrovend zoekwerk bij mogelijke dubbelgangers,
en deze administratie is niet toegankelijk voor het publiek ... .

Wegens de privacywetgeving komen de nieuwe registerindexen hoe dan ook nog enkele decennia niet ter
beschikking van de bevolking, maar in de stedelijke administratie zullen zij de verbinding met het
Rijksregister aanzienlijk kunnen ontlasten.

(Freddy Pille)

PRIVACY AFLEVERING 1001

Er werd in deze rubriek al vroeger gesignaleerd dat de Vlaamse overheid de Nederlandse privacy-normen
heeft overgenomen: 100 jaar voor geboorten, 75 voor huwelijken, 50 voor overlijdens. Een bijkomende
bepaling waar niet veel aandacht aan werd besteed: recentere stukken kunnen alleen ingezien worden
van familieleden in rechte lijn.

Precies deze beperking zorgt voor heel wat ongenoegen. Niet alleen maakt zij het fervente stamboomzoekers
onmogelijk grootooms en -tantes op te sporen, zij sluit ook opzoekingen voor anderen uit – een niet te
verwaarlozen detail als men weet hoeveel fysiek gehandicapten aan hun stamboom werken en
zelf de verplaatsingen niet kunnen maken.

Een andere categorie getroffenen zijn de doorgewinterde zoekers die – al of niet tegen betaling – hele
stambomen samenstellen: nu de toelating van de rechtbank van eerste aanleg vervangen is door de
verwantschapseis, wordt hun werkterrein aanzienlijk ingeperkt.

Dat het koninklijk besluit en de praktische voorschriften van de nieuwe regeling nog altijd op zich laten
wachten, opent de weg voor gezeur en discussies. En wat verwacht kon worden: de eerste klachten
tegen strikt optredende diensten Burgerzaken worden al ingediend … 

Afgezien van de geringe kansen op succes, getuigt zo’n rechtszaak niet van intelligentie. De wet verplicht
de ambtenaren namelijk alleen de documenten toegankelijk te maken. Nergens staat dat zij behulpzaam
moeten zijn bij het interpreteren en fouten moeten rechtzetten. Meer nog,
zij zijn evenmin verplicht kopieën op te sturen.

Zelfs wie onverhoopt voor de rechtbank zijn gelijk zou halen, zou dus door verongelijkte ambtenaren
genoodzaakt kunnen worden, zijn documenten overal ter plaatse te gaan inzien. Heel wat nuttige
informatie zit ook verstopt in andere registers dan de drie klassieke reeksen. Doorgaans weet alleen
het lokale personeel van hun bestaan af, en of zij die dan op tafel zullen leggen …

(Freddy Pille)

MODERNISEREN

Klein berichtje in de krant: akten van Burgerzaken worden binnenkort niet meer op papier gezet, maar zullen
alleen digitaal worden opgemaakt en bewaard, alleen voorzien van de digitale handtekening van een ambenaar.
Een vooruitgang allicht, en vooral een besparing: minder werk, minder opslagproblemen.

De mensen uit de papieren wereld van de archieven bekijken dit met gemengde gevoelens. Natuurlijk wordt er in ons
Stadsarchief intensief gedigitaliseerd, maar met dit verschil dat de originele documenten even zorgzaam bewaard blijven.
Terecht natuurlijk, want hoe lang blijft een digitale versie leesbaar? Onze Eeklose Bibliotheek startte in 1995 met de
eerste bandjes van de stadsrekeningen uit de Tachtigjarige Oorlog. Minder dan 25 jaar geleden dus, maar zonder een
uitgebreide en tijdrovende conversie tien jaar geleden waren de digitale 3600 pagina's al lang niet meer te lezen
geweest: niet meer converteerbaar voor de nieuwste tekstverwerkingsprogramma's ...

Doordat in de voorbije jaren wellicht miljarden essentiële pagina's zijn ingetikt, zullen ingrijpende vernieuwingen wel
niet meer zo snel ingevoerd worden, maar een standaard die een halve eeuw of langer meegaat is wel een utopie.

Tweede grote bezwaar is de beveiliging. Terwijl er in de archiefwereld naar gestreefd wordt de  documenten in zoveel
mogelijk aparte ruimtes onder te brengen, en dus het risico op calamiteiten te spreiden, hebben de informatici de
administratie zover gekregen dat alles gecentraliseerd wordt in een cloud. Alweer goedkoper, maar wat als een
hacker erin slaagt in zo'n cloud zijn kunstjes te vertonen ?

En ten slotte: in een digitaal document een niet traceerbare wijziging aanbrengen is voor een specialist een fluitje
van een cent. Om dit te bemoeilijken zullen ongetwijfeld weer codes ingevoerd worden. Hoe groot zullen de
toekomstige hersens moeten worden om die allemaal uit elkaar te houden?

(Freddy Pille)

TIENDUIZENDEN FOTO'S

Enkele maanden geleden kreeg het Eeklose Stadsarchief een niet-alledaags cadeau: een set dvd's met in
totaal ruim 27.000 foto's van Eeklo uit de voorbije twintig jaar. Samen met de bestaande collectie
beschikken wij nu over meer dan zestigduizend stuks!

Het spreekt vanzelf dat zo'n uitgebreide verzameling niet zomaar in een kast gezet kan worden.
Inventariseren met andere woorden, en daarna in de mate van het mogelijke samenvoegen op
thematische cd's. Geen eenvoudige opgave:  de gekozen thema's moeten elkaar zo weinig
mogelijk overlappen, en natuurlijk duiken ook altijd weer opnamen op als een cd net afgewerkt is.

Het klinkt misschien paradoxaal, maar ons archief krijgt liever digitale scans dan originele foto's.
Deze laatste vragen namelijk extra veel zorg en tijd: er moeten zuurvrije mappen in verschillende formaten
aangeschaft worden, de bewaar-omstandigheden zijn strikt en veeleisend. Ook organisatorisch vragen zij
heel wat werk: wat omvangrijkere schenkingen worden liefst bij elkaar gehouden, zodat op de duur een
aparte thematische klapper noodzakelijk wordt.

Oude foto's vragen vanzelf al meer zorg. Vooroorlogse vertonen vaak een hinderlijke metaalglans, die zich
mettertijd uitbreidt en waartegen geen remedie is. Beelden uit de jaren '60 en '70 zijn dikwijls aan het
verkleuren en vragen dan Photoshop-bewerking. 

De meeste foto's komen gelukkig digitaal binnen, of worden door onze medewerkers ingescand en onmiddellijk
terugbezorgd aan de eigenaar. Voor de kleinere formaten gebeurt dit met een extra hoge resolutie
(600 of 1200 dpi), zodat ze in behoorlijke kwaliteit groot afgedrukt kunnen worden.

Het Stadsarchief heeft ook de nodige apparatuur om dia's te digitaliseren, zelfs de prehistorische halfkleinbeeldjes
(18 x 24 mm). De ideale oplossing, want dia's gaan mettertijd onvermijdelijk verbleken of verkleuren.
Degene die aan het archief gesshonken zijn worden uiteraard bewaard, maar altijd samen met een digitale kopie.

Onze stilaan reusachtige collectie wordt wel bedreigd door de voordurende technische evolutie. In heel wat winkels
zijn al geen cd's meer verkrijgbaar, de aanbevolen USB-sticks blijken bij veelvuldig gebruik te slijten, en externe
harde schijven kunnen nog altijd crashen. Eén troost:
voor de grote nationale archieven is het probleem veel nijpender  dan voor ons..

(Freddy Pille)

GEZOND VERSTAND

Eindelijk ... Na de beruchte uitschuiver van 2014 - waarbij de privacy-grens op 120 jaar werd
gebracht - heeft het Vlaamse  parlement beslist de Nederlandse regeling over te nemen:
100 jaar voor geboorten, 75 voor huwelijken en 50 voor overlijdens.

Een belangrijke verschuiving voor genealogen én archieven: de vijftigjaargrens maakt o.a. de
overlijdensdata van W.O. II vrij, al is het wel niet de bedoeling dat de soms erg persoonlijke details vrij
worden gegeven.  Voor de archieven betekent dit dat ze zich wellicht mogen voorbereiden op de overmaking
van een  lading registers (huwelijken tot 1945, overlijdens tot 1970), want Burgerzaken heeft chronisch te
kampen met plaatsgebrek. De toekomstige verwerking van al dit materiaal is voor ons Stadsarchief
geen probleem, integendeel: de handige klappers per twintig jaar zijn al grotendeels afgewerkt.

Door de verschillende privacy-termijnen  zullen de begrenzingen wel moeilijk strikt te handhaven zijn.
Ook al trouwde iemand vóór zijn vijfentwintigste, zijn/haar geboortegegevens staan natuurlijk in de
huwelijksakte. Bij een vroegtijdig overlijden komen zelfs een naoorlogse geboortedatum te voorschijn. 

Het is nog niet duidelijk hoe de lokale overheden het nieuwe decreet gaan toepassen. Om de hierboven
gesignaleerde "overschrijdingen" te neutraliseren is het denkbaar dat zij het principe "geen documenten,
wel data" consequent zullen toepassen. Consequentie daarvan is wel  dat Burgerzaken zich dan extra werk
op de hals haalt, want onvermijdelijk zal een ambtenaar dan ter beschikking moeten staan om de nodige
opzoekingen moeten verrichten voor de talrijke  aanvragers/genealogen ... 

En bovendien mogen wij niet uit het oog verliezen dat het om een Vlaams decreet gaat. Het Rijksarchief  met
zijn website is in het Brusselse gewest gevestigd, en volgde tot nog toe de daar toegepaste honderdjaarregel,
waardoor de Vlamingen bij hen konden vinden wat in Vlaanderen achter slot en grendel werd gehouden.  
Als dit niet verandert, zal het van nu af aan de Vlaamse stamboomzoekers niet meer verwennen, maar benadelen.

(Freddy Pille)

SAMENWERKING

De herdenkingen volgen elkaar op. Na vier jaar W.O.I-drukte volgt in 2020 ongetwijfeld de viering 75 jaar
einde van de tweede. Archiefmateriaal in overvloed natuurlijk, maar niet op alle gebieden: konden wij de
voorbije jaren volop putten uit de 1100 Duitse affiches 1914-1918, voor de komende herdenkingen is
de voorraad aanzienlijk beperkter.

Aanvankelijk telde deze collectie niet meer dan een 130 stuks. Een speurtocht in de andere W.O. II-dozen,
plus enkele kleinere schenkingen, dreef dit aantal in 2014 op tot 185.
Interessant, maar toch nog verre van representatief.

Een grote sprong voorwaarts kwam uit een onverwachte hoek. Tijdens de contacten met de
heemkunde-enthousiasten uit Zomergem werd duidelijk dat ook daar affiches bijeen waren gebracht, zo'n 130. 
Er was niet veel tijd nodig om vast te stellen dat die bijna allemaal nationaal (Brussel) of regionaal (Gent)
verspreid waren geweest. Zij moeten dus ook in Eeklo hebben uitgehangen.

Logische volgende stap: de Zomergemse collectie werd integraal gedigitaliseerd, zodat zij kon ingepast
worden op de Eeklose cd, die nu opeens ruim 300 stuks groot is.
Vergelijking wees uit dat slechts vier affiches in de beide reeksen zaten.

Vreemd eigenlijk dat niemand ooit aan deze mogelijkheid heeft gedacht.
En die opent nog bredere perspectieven:
wat zou bijvoorbeeld een rondje langs de Meetjeslandse archieven kunnen opleveren? 

Om mogelijke euforie enigszins te temperen: een grootschalige bundeling zal nooit de omvang van
de W.O.I-collectie halen. De omstandigheden waren nu eenmaal anders: veel meer mensen waren in de
jaren veertig geletterd, zodat er andere communicatiekanalen beschikbaar waren; in onze gewesten
was er geen front meer, zodat de militaire controle niet meer zo buitensporig was;
en van extreme voedselschaarste was ook niet echt sprake meer.

Niettemin wordt nu al duidelijk dat de meeste affiches over voedselproductie en -distributie gaan.
Er werd duidelijk op alle niveaus gewerkt om een herhaling van de ellende van 1917-18 te vermijden.
Ons Stadsarchief is in ieder geval al voorbereid op de nieuwe herdenkingsgolf …

(Freddy Pille)

“Met enige trots nemen we onze nieuwe Mercedes-bus in gebruik.
We namen afscheid van onze blauwe bus, die 10 jaar in Eeklo
en omgeving mede het stadsbeeld heeft bepaald.
De belettering van de nieuwe bus komt er eerstdaags aan.”