OPRUIMEN

Al enkele maanden staat in het Stadsarchief in de afdeling Financiën zo’n 15 meter kastruimte opvallend leeg. Hier stonden voordien
de parallelle boekhouding uit de jaren1970-80 en enkele stapels dagkasboeken en hulpdagkasboeken.
Het archief heeft weer wat ademruimte. ..

Het zal duidelijk zijn dat een archief niet onbeperkt kan blijven groeien: afgezien van de ruimte moet er ook rekening gehouden
worden met de inventarisering en het overzichtelijk houden van de ingangen.

Een bijzonder geval in dit opzicht zijn de zogenaamde bewijsstukken bij de stadsrekeningen, meestal facturen. In het begin van
deze eeuw namen die in Eeklo zo’n 5 meter per jaar in beslag. Tot zo’n halve eeuw geleden kon je in die dozen nog prachtig
gedrukte briefhoofden van inmiddels verdwenen firma’s vinden, met dikwijls interessante gegevens over het bedrijf.
Nadien namen kleurloze computerprints al snel de bovenhand.

In grote steden als Gent en Antwerpen liepen deze rijen archiefdozen snel op tot een paar honderd meter per jaar. Onhoudbaar dus,
waarop beslist werd dat alleen de laatste dertig jaar volledig bewaard diende te blijven: van de voorafgaande decennia na W.O. II
volstond één volledige jaargang op zes. Maar de snelle aangroei vulde de vrijgekomen ruimte zienderogen weer op:
“één jaar op twaalf“ werd al op tafel gelegd, en ook de “laatste dertig jaar” staat zwaar onder druk. Ook in Eeklo is deze selectie
in volle gang:  de dienst Financiën heeft weliswaar nog niets van na 2000 overgemaakt, maar door recente massale
overmaking vanuit het Secretaraat was er geen andere keuze.

“Opruimen” is daarbij een iets te gemakkelijk woord. Vele bedrijfsdocumenten bevatten namelijk gegevens die volgens onze
(soms wel te) strikte privacy-wetgeving niet zomaar in het containerpark gedumpt mogen worden. Verbranden is slecht voor
het milieu, en versnipperen is voor het stadskantoor een te grootschalige opgave (ruim 500 volledig gevulde archiefdozen!).
Uiteraard hebben vooruitziende geesten daarop ingespeeld: een gespecialiseerde firma haalt zo’n vrachtwagenlading
op en zorgt ervoor dat de delicate stukken onleesbaar in papierpulp veranderen …

Door Freddy Pille, Eeklose stadsarchivaris.