|
Deze vooravond donderdag 7 mei 2015 om 18 u. had de officiële opening of ingebruikname plaats van de nieuwe burelen van de dienst burgerzaken naast de stadswinkel in het administratief- en winkelcentrum Het Pand. De burger en het personeel kon al enkele dagen kennismaken met de nieuwe ruime en open landschapsburelen met tien loketten voor de dienst bevolking en burgerlijke stand.
We ontmoetten daar de fiere schepenen Rik Soens van Patrimonium en Peter Desmet van Burgerzaken, alsook een fier diensthoofd Pieter Gevaert en personeel van de diensten Bevolking en Burgerlijke Stand. Wagso-Schepen Rik Soens gaf in zijn welkomstwoord enige toelichting over de van de nieuwe stedelijke burelen en uitbreiding van de nieuwe hal en de evolutie van het dossier.
Vroeger kapsalon en Blokker
“Het Pand werd gebouwd halverwege de jaren 70 en de eerste huurder van dit pand hier was kapsalon Eddy Verschuere, we spreken van 1978 tot 1984. Wie had ooit gedacht dat een vroeger kapsalon nu zou ingericht worden als een meer dan hedendaags kantoorcomplex. Vanaf 1984 tot eind 2012 werd dit pand gehuurd door Blokker. Mits goeie onderhandelingen en inspanningen van Wagso hebben we deze ruimte terug in stedelijke eigendom gekregen. En is Blokker verhuisd naar de andere kant van de wandelzone, met grote tevredenheid van Blokker zelf.
Toen de gemeenteraad van 3 april 2012 het ontwerp goedkeurde voor het aanstellen van een ontwerper kon dit project van start gaan. Na prijsvraag werd in het schepencollege van 12 juli 2012 het architectenbureau pluspunt architectuur onder de deskundige leiding van Ellen Vantomme aangesteld. Na grondige studie en overleg met de dienst burgerzaken en de dienst gebouwen werd in de gemeenteraad van oktober 2013 het ontwerp goedgekeurd. Na prijsvraag werd de firma Wycor in het schepencollege van 6 februari 2014 aangesteld.
De start der werken werd gegeven op 30 april 2014. Het volledig ontmantelen van deze ruimte kon beginnen, met heel wat stof, lawaai en trillingshinder vandien. Het verliep heel vlotjes en de samenwerking tussen architect, aannemer en onze stadsdiensten was een geoliede machine. De werfleider van de firma Wycor zette hier een puike organisatie neer door deze werken feilloos te coördineren. Een moeilijke week om dragen was dat Carlos supporter is van voetbalclub Lokeren en u moet weten dat we de finale van de beker van België jawel verloren hebben tegen Lokeren in diezelfde periode. Maar goed de totale investering bedraagt 1,4 miljoen euro BTW en erelonen erbij.
Door deze realisatie bieden we de burger want daar doen we het voor een nog laag drempeliger accommodatie aan en creëren we hierbij nog een aantal mogelijkheden voor verhuizingen van enkele diensten binnen de bestaande contouren van ons stadhuis. De volledige verhuis-cycli zal afgerond zijn tegen eind september 2015.”
Tot slot richtte hij nog een bijzonder woord van dank aan architect Ellen Vantommen en haar team van http://pluspuntarchitectuur.be/ , voor de enthousiaste samenwerking en de goeie planning van dit project. De firma Wycor werd bedankt voor de meer dan goeie uitvoering van deze verbouwingswerken met de hoop alvast dat we even tevreden kunnen zijn bij de verbouwing van de Treffer, want ook daar zijn zij nu aan het werk. Onze eigen stadsdiensten enerzijds de dienst gebouwen onder leiding van Kevin en anderzijds de dienst burgerzaken onderleiding van Pieter, hebben hier meer dan hun beste beentje toe bijgedragen. Hij sprak nog de hoop uit dat door deze verbouwing en investering de dienstverlening naar onze Waregemse burger zoals in het verleden en ook in de toekomst op een hoog niveau zal blijven staan.
Tweede fase dossier Stadswinkel
Schepen van Burgerzaken Peter Desmet wist nog van geen kinderziektes van deze ruime investering in de dienstverlening aan de Waregemse burger. Het is het resultaat van de tweede fase van het dossier stadswinkel. De Waregemnaar zal er goed bij varen.
“Hoewel de nieuwe burelen al op zaterdag 25 april 2015 voor het eerst voor het publiek opengesteld waren, hebben wij ervoor geopteerd om eerst enkele dagen op proef te draaien. Kwestie van eventuele kinderziektes onmiddellijk te kunnen verhelpen. En ik moet zeggen : de burgers waren onmiddellijk mee in het verhaal. De eerste info aan de balie van de stadswinkel was voldoende om de burger vlot naar deze burelen te leiden en het juiste ticket aan de zuil te nemen. Van kinderziektes was er geen sprake. Een pluim voor de dienst burgerzaken onder leiding van diensthoofd Pieter Gevaert.
‘Stadswinkel' Waregem is een mooi project, ontsproten bij de nieuwe beleidsploeg. die in januari 2007 (alweer 8 jaar geleden) hier het roer in handen had. Wij besloten om onze kans te wagen en bij de Vlaamse overheid een project in te dienen tot nominatie van ‘Eenvoudigste gemeente’. Na de brainstorm kwamen wij tot het idee van de stadswinkel. En ere wie ere toekomt. Het is collega Pietro Iacopucci, die met veel bevlogenheid zijn volle gewicht in de weegschaal legde. Onder zijn impuls werd het dossier samengesteld en hij ging het met verve gaan verdedigen in Brussel. Met het gekende resultaat. Waregem werd de laureaat en mocht zich de eenvoudigste gemeente van Vlaanderen noemen.
Het concept is duidelijk : in de stadswinkel wordt de burger snel bediend voor eenvoudige administratieve zaken (afgifte reispas, attest van goed zedelijk gedrag, huisvuilzakken, Waregembon, fietsnetwerkkaart. enz...). Voor andere zaken wordt de burger efficiënt doorverwezen naar de bevoegde dienst. Niet alvorens de baliemedewerker eerst gecheckt heeft of de burger wel alle noodzakelijke documenten bij zich heeft. Kwestie om hem "boven" niet nodeloos te laten wachten.
In 2010 ging de eigenlijke stadswinkel open. Ondertussen is de werking bij de burger al zeer goed gekend. Van bij het begin hadden wij de bedoeling om deze tweede fase te realiseren : de dienstverlening toegankelijker te maken. De dienst burgerzaken (bevolking en burgerlijke stand) wordt veruit het meest bezocht. Geen probleem meer om deze dienst vlot te bereiken, beneden, juist naast de balie van de stadswinkel. Gedaan met trappen en lift. Een zegen voor minder mobiele personen, rolstoelgebruikers en ouders met kinderwagen. De vrijgekomen ruimte boven biedt de mogelijkheid om de andere diensten logischer te schikken, en de dienstverlening te optimaliseren.
Het algemeen concept is niet veranderd. Elke bezoeker meldt zich bij de baliemedewerker in de stadswinkel. die de burger naar de juiste dienst verwijst. Voor burgerzaken wordt gewezen op de ticketzuil. Via een aanraakscherm ontvangt de burger een ticket en wacht tot hij bij een loket geroepen wordt. Er zijn 10 loketten (6 bevolking & 4 burgerlijke stand). Aan de hand van het product dat men kiest op de ticketzuil stuurt het systeem je naar het juiste loket en de juiste medewerker. Niet langer wachten dan nodig. Geen discussie meer van wie was eerst.
Door het systeem zullen wij een beter zicht krijgen op de wacht- en behandelingstijden per product. Bijsturing naar een nog klantgerichter werking kan dan gebeuren. De openingsuren van de dienst burgerzaken zijn verruimd. Thans zijn het dezelfde als de stadswinkel : de dinsdag is de dienst doorlopend open van 08u30 tot 18u30 en de dienst burgerzaken is nu ook iedere zaterdagvoormiddag open (met uitzondering van de dienst vreemdelingenzaken).”
In 2014 kreeg de stad gemiddeld 166 bezoekers in de stadswinkel op zaterdag (9u-12u) De piek ligt tussen 10u en 11u30 met 1 klant per minuut. Ongeveer 60% komt dan voor burgerzaken, dus gemiddeld rond de 100 klanten op 3 uur tijd. In piekperiodes vb. enkele weken voor een verlofperiode ligt dit cijfer nog hoger.
http://blog.seniorennet.be/wareber2/archief.php?ID=748370
http://blog.seniorennet.be/wareber2/archief.php?ID=576584
|
