In de week vóór Allerheiligen vonden wij Nr 156 november/december van ‘De Sirene’ in de bus.
Laat mij vooraf zeggen, om alle misverstanden te vermijden, dat ik het informatieblad van de gemeente een zeer nuttige uitgave vind, goed verzorgd en met mooie foto’s.
Omdat ik vaststelde dat het nummer het laatste is van jaargang 24, neem ik dus aan dat het blad in januari 2017 aan zijn 25ste jaargang begint. Dat vond ik een reden om er eens een artikel aan te wijden.

De naam ‘De Sirene’
Misschien staat het in één van de eerste nummers, maar ik heb nergens gevonden waarom men de naam ‘De Sirene’ gekozen heeft.
Is het om de lezers te verleiden? Jullie weten natuurlijk ook dat ‘Sirenen’ ons bekend zijn door de Griekse mythologie. Het waren halfgodinnen met het lichaam van een vogel en het hoofd van een vrouw. Ze waren erg knap en zongen zulke mooie liederen, dat de reizigers die hun eiland passeerden de verlokking niet konden weerstaan. Vervolgens liep hun schip dan te pletter tegen de rotsen en werden zij gedood, doordat de sirenen alle levenskracht uit hun slachtoffers wegzogen. Odysseus ontsnapte, volgens het verhaal van Homerus, aan hun gezang door de oren van zijn bemanning te vullen met was en zichzelf vast te laten binden aan de mast van het schip. Hij kon op deze wijze de liederen van de nimfen horen terwijl zijn bemanning door de was in hun oren zich niet liet verleiden te dicht in de buurt van de rotsen te varen.

Het gemeentebestuur is eerst en vooral allesbehalve een halfgodin en mooie liederen heb ik ze nog niet horen zingen, maar ze koesteren, denk ik toch, ook geen wrede plannen met de lezers van hun informatieblad.
Ik denk ook niet dat iemand die het blad in de bus krijgt er zou aan denken om was in zijn/haar oren te stoppen om de lokroep van het bestuur niet te moeten horen.

Is er wel nood aan aparte informatiebladen? Heeft het nog zin een informatieblad uit te geven?
Een informatieblad van een gemeente krijgt steeds meer concurrenten: (sociale media, online verspreiding van informatie (nieuwsbrieven) en de mogelijkheden die moderne reclamebladen bieden.
Bovendien kijkt elk lokaal bestuur met argusogen naar de ontwerp-, druk- en distributiekosten. In vergelijking met bovenstaande communicatiemogelijkheden is een blad tevens een ‘traag medium’. Het is een hele klus, voor een grote groep gemeentepersoneel, om de info die in aanmerking komt voor publicatie te verzamelen. Het duurt weken om de inhoud te plannen en met eindredactie en vormgeving publicatierijp te maken. (zie verder)
Het is dus logisch dat er twee grote vragen opduiken.
Wordt het informatieblad wel gelezen?
Heeft een papieren medium nog zin, nu 92 procent van de Vlaamse gezinnen thuis internet heeft?
Het vraagstuk van het informatieblad ligt bij veel gemeenten op tafel. Recent onderzoek van ‘Kortom’, de vereniging voor overheidscommunicatie, bij 20 Vlaamse gemeenten wijst uit dat het informatieblad nog steeds een duidelijke meerwaarde heeft … op voorwaarde dat de bladen meegaan met hun tijd. (zie verder)
De gemeentelijke infobladen zouden de meest gelezen publicaties in Vlaanderen zijn, meer dan kranten en tijdschriften. Advertentiebladen worden veel minder gelezen, de gemeentelijke info zit er "verstopt" tussen reclame en de bladen komen bij veel inwoners niet terecht (omwille van de stickers "geen reclame ...").
Het feit dat een eigen publicatie fysiek bij de mensen op de salontafel terechtkomt met het logo en de huisstijl van de gemeente samen met foto’s van eigen mensen en eigen gebeurtenissen, is zeker een groot pluspunt.
Het onderzoek toont aan dat iedere editie wordt vastgenomen én doorbladerd door gemiddeld drie inwoners op de vier. Bovendien neemt de interesse toe, wanneer mensen in een andere levensfase komen (zich vestigen in een gemeente, een gezin hebben, deelnemen aan het verenigingsleven, zorgbehoeften krijgen…). Ook jongvolwassenen en mensen van middelbare leeftijd bekijken het blad, al doen ze dat selectiever en oppervlakkiger dan ouderen.
Meer dan 95 procent van de Vlaamse gemeenten biedt nog een informatieblad aan. Als je die allemaal bij elkaar telt, zijn ze met een oplage van om en bij de twee miljoen exemplaren het grootste tijdschrift van Vlaanderen.

Wat betekent ‘meegaan met zijn tijd’?
Het blad moet van een grote vormkwaliteit zijn, zeer gebruiksvriendelijk of leesvriendelijk, fris, modern, uitnodigend, kortom aantrekkelijk zijn. Dat kan vooral bereikt worden door een mooie lay-out, sterke covers, betere en grotere foto’s, verschillende soorten koppen. Dat zijn alvast punten waarin ze sterker zijn dan de digitale kanalen door een beter overzicht.
Middelkerke heeft dat al ingezien. Vanaf de jaargang 20 (2011) wordt het blad gedrukt op glanzend papier. Vanaf het nummer 153 van mar-apr 2016 wordt de agenda van de activiteiten weggelaten. Dat is weliswaar nuttige info, maar eerder saaie. De kalender staat nu in een nieuw evenementenmagazine en zal ook kunnen gedownload worden vanaf de website.
Tevens ging dat gepaard met een nieuwe lay-out. Allemaal bijdragen tot die hogere kwaliteit!

Maar ook aan de inhoud van het blad moet uiterste zorg besteed worden. Het volstaat niet zich te beperken tot het verstrekken van informatie over de toegankelijkheid of dienstverlening van de diensten of tot het wijzen op rechten en plichten van de inwoners noch tot het vermelden van het verloop van de gemeenteraad. Zakelijke en beschrijvende teksten spreken de inwoners minder aan.
Men moet ook ruimte voorzien voor getuigenissen, interviews, citaten en reportages, ja zelfs voor links met andere kanalen (zoals een Instagramfoto).
Volgens Eric Goubin, onderzoeker bij Kortom en docent bij Thomas More Mechelen, is “de gemeentelijke communicatie het succesvolst wanneer digitale, mondelinge en gedrukte kanalen met elkaar verweven zijn. Een voorbeeld: de lokale website is het ‘informatiemoederschip’ bij uitstek. Het informatieblad levert dan weer de informatie die u wilt doen opvallen. Vrijetijdsartikelen in het informatieblad kunt u koppelen aan sociale media door foto’s, filmpjes en getuigenissen over die activiteiten te posten. Want Vlamingen zijn niet alleen digitaler, ze zijn vooral omni-medialer omdat ze gedrukte, digitale en mondelinge kanalen door elkaar gebruiken. Zet dus in op deze bevinding en haal er communicatiegewijs uw voordeel uit.“

Ook op dat gebied blijft ‘De Sirene’ niet achter. In tegenstelling met sommige andere kustgemeenten wordt er geen reclame in opgenomen, zelfs niet op de binnenzijde van de ‘cover’.
Een blad is natuurlijk altijd nog voor verbetering vatbaar. Als de bekommernis om kwaliteit af te leveren maar aanwezig blijft!!
De gemeente verstuurt ook nieuwsbrieven aan wie dat wenst en er is een deugdelijke website die meestal goed bijgehouden is.
Ze worden bovendien ook geholpen door ‘Bruisend Middelkerke’ van Pascal Bolle, die zeer veel ‘facebookers’ bereikt. (2.571 leden op 18.11.16)
De gemeente heeft ook zelf nog een Facebookpagina.

Informatiebladen in andere kustgemeenten
Niemand zal er verwonderd over zijn dat er ook in andere kustgemeenten een informatieblad uitgegeven wordt. Ze gelijken allemaal nogal op elkaar wat vorm betreft.

Aangezien men al die bladen ook on-line kan lezen, heb ik in de ‘colofon’ al één en ander kunnen vinden.
Om ze ook op andere gebieden te kunnen vergelijken heb ik de communicatiediensten van alle kustgemeenten (excl Oostende) gecontacteerd. Het ging dan nog om de kostprijs van lay-out, van drukken en van bedeling, evenals de oplage. Bij het publiceren van huidig artikel hadden enkel Middelkerke (jawel!) en Nieuwpoort geantwoord. Knokke-Heist en Blankenberge kwamen daar later bij. Mochten er nog antwoorden binnenkomen, dan zal ik onderstaande tabel aanvullen.

(1) Periodiciteit (om de zoveel maanden)
(2) Aantal pagina’s; daarvan wordt wel eens afgeweken
(3) Ontwerp door + prijs Incl 21% BTW
(4) Gedrukt door + prijs Incl 6% BTW
(5) Oplage
(6) Bedeeld door + prijs Incl 21% BTW
(7) Reclame JA of NEE
(8) Verantwoordelijke uitgever


Ik heb niet al die nummers bewaard, enkel die van de laatste 15 jaar. Hoe verzorgd en goed de inhoud ervan ook mag zijn, toch schijnen de uitgevers problemen te hebben met de nummering van de jaargangen. Zo betreffen de jaargangen 13 en 14 allebei het jaar 2005. Een schoonheidsfoutje!

Specifiek voor Middelkerke: hoe verloopt het aanmaken van een nummer van het blad?
De redactie
Bij de start van iedere ‘Sirenecyclus’ bepaalt een redactieraad (met vertegenwoordigers uit diverse beleidsdomeinen) de aanpak, de belangrijke onderwerpen, en de onderwerpen van enkele vaste rubrieken. Om een zo breed mogelijke informatieweergave mogelijk te maken doet de communicatiedienst, voor de start van de redactiefase, een oproep naar alle gemeentelijke diensten om artikels en onderwerpen te leveren. Die artikels variëren sterk qua stijl, structuur, en lengte. De communicatiedienst brengt daar – als centrale ‘redactie’ – lijn in zodat ze passen in het geheel van het informatieblad. Daarnaast schrijft de communicatiedienst zelf ook artikels (meestal de vaste rubrieken: ‘Nieuws uit de gemeenteraad’, De Straat’, ‘Op pad met/In het spoor van’…) en staat ze in voor de zoektocht naar goede ondersteunende beelden en foto’s. De communicatiedienst bepaalt – in nauw overleg met de grafische ontwerpers - ook de ‘zetting en schikking’: waar verschijnt welk artikel in het infoblad.
Het ontwerpen
Daarna gaan de ontwerpers aan de slag en maken ze het tijdschrift op: binnen het vaste ontwerp zorgen ze ervoor dat tekst en beeld via grafisch ontwerp een aantrekkelijk geheel wordt.
Het drukken
Wanneer het ontwerp klaar is, wordt deze kopij opnieuw naar alle betrokken diensten gestuurd ter nazicht. Vervolgens worden alle opmerkingen en correcties verzameld en doorgevoerd, zodat ‘De Sirene’ in correcte vorm gedrukt kan worden. Die laatste correctiefase is ook de verantwoordelijkheid van de communicatiedienst. Als alle correcties zijn doorgevoerd wordt het ontwerp doorgestuurd naar de drukker, na het verlenen van een ‘goed voor druk’.
Mijn vragen:
Ik zie dat het blad gedrukt wordt door de drukkerij Lowyck, terwijl dat vroeger gedaan werd door Debeuckelaere Middelkerke mei-jun 2003, A&B Graphics Middelkerke jul – aug tot nov - dec 2003, Grafidruk Middelkerke jan-feb 2004 tot mar-apr 2009, Lover (Leffinge) mei-jun 2009 tot maart-april 2010, Debeuckelaere Middelkerke mei-juni 2010 – mar-apr 2015, Lowyck Oostende mei-jun 2015, Debeuckelaere jul-aug 2015, Lowyck sep-oct 2015 – heden.
Gebeurden die frequente veranderingen van drukker om kwaliteitsredenen of omwille van de kostprijs?

En het antwoord
Ieder jaar organiseert de centrale aankoopdienst een offerte-aanvraag voor gemeentelijk drukwerk waarbij verschillende mededingers kunnen intekenen op de verschillende loten uit de drukopdracht.
Deze manier van werken biedt volgens het gemeentebestuur de beste garantie op een goeie prijs/kwaliteitverhouding. In het druklandschap variëren de prijzen heel sterk in de tijd. Dit heeft te maken met sterke schommelingen in papierprijs en technische evoluties bij de drukkerijen zelf. Een jaarlijkse prijsstudie en toewijzing zorgt er dus voor dat er gedrukt kan worden aan marktconforme prijzen.
Die veranderingen van drukkerij zijn hoofdzakelijk ingegeven door de kostprijs, maar ook uit kwaliteitsoverwegingen. Naargelang de uitrusting van de drukkerij (aantal drukpersen, type drukpers, welk drukprocédé …) is die beter uitgerust voor een bepaald type drukwerk. Het kan dus gebeuren dat verschillende loten uit de drukopdracht toegewezen worden aan verschillende drukkers. De offerteprijs bestaat vaak uit een prijsvork omdat papierprijzen gedurende een jaar sterk schommelen.

En nu, de klassieke vraag: ‘Hoeveel kost zo’n blad jaarlijks?’
Het is eeen feit, zoals ik hierboven reeds schreef, dat de productiekosten van een informatieblad hoog oplopen. Jaarlijks komen die neer, voor Middelkerke, op 6 x 3.800 euro voor de bedeling plus 6 x 3.500 euro voor het drukken wat jaarlijks een bedrag van 43.800 euro oplevert. Reken daarbij de vele uren die aan het blad besteed worden door gemeentepersoneel en je bekomt een zware last voor de gemeentekas.
Ik heb hierboven de voordelen opgesomd en de lof gezwaaid van de kwaliteit van vorm, inhoud en informatiewaarde en dat alles moet dus afgewogen worden tegen die uitgaven.
Zou men misschien kunnen besparen? Door reclame in te voeren, wat zou schaden aan de kwaliteit? Door het aantal bladzijden te verminderen? Of is dat niet nodig, aangezien Middelkerke ook nog veel andere folders en blaadjes uitgeeft en dus schijnbaar over een goed gespekte kas kan beschikken?

Besluit
Ik denk te mogen schrijven dat Middelkerke op communicatiegebied wel degelijk meegegaan is met zijn tijd en dat de digitale en gedrukte informatiekanalen zeer eng met elkaar verweven zijn.
Niemand kan volgens mij nog zeggen ‘Ich habe es nicht gewusst!’.

Bronnen
https://www.kortom.be/e-groep/5145/gemeentelijk-informatieblad
Tekst over aanmaken van een nummer ontvangen van de gemeentesecretaris, waarvoor dank
Antwoord op mijn email aan drukkerij Lowyck, waarvoor dank